私書箱⑤サービスを標準化・単純化・均質化させるWebツール

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質疑応答（私書箱）

情報共有化支援

2020/10/19

会計事務所では、担当者の交代というのは避けては通れません。
しかし、お客様にとっては不安やストレスに感じられる方も多く、
トラブルが起きやすい問題でもあります。

口頭だと、前任者から一通り引継ぎをしても、細かいところまでは引継ぎができません。
例えばお客様との過去の細かいやり取りなどです。
また、前々任者が気を付けていた事項の中には、前任者も知らないことがあります。

『私書箱』には、それらも含めて過去のやり取りがすべて蓄積されているので、
お客様の質問の内容などや社長のクセのようなものまで、すべて把握できます。

『私書箱』は担当者以外も見ることができるので、「去年はこうでした」など、
引継ぎの補足事項があれば前任者から伝えることができます。
しばらくは情報を共有しながら進めることで、引継ぎがスムーズになるのです。

『私書箱』は職員なら誰でもすべての担当先を確認できるようになっているため、
一つのお客様を複数人で担当することが可能になります。

例えば、新人職員と経験値の高い先輩とで担当を組み、回答に自信がないときは
仮登録の時点で先輩に確認をしてもらってからお客様に送る、といった使い方ができます。
お客様からの質問に対して十分な準備をしてから回答できるため
新人にとっても先輩にとっても安心です。

新人職員にとって、常に先輩や上司が確認してくれている状況は安心感があります。
自然とOJT（On-the-Job Training）になるため、
先輩や上司の時間を取ることなく、成長の機会をより多く作ることができます。

資料をデータ化してクラウド上で保管し、やり取りを蓄積することで
事務所のサービスを「標準化」することができます。
そして、同一のツールを使ってお客様対応を行うことで、
担当者の業務を「単純化」し「均質化」することができます。

それにより一番喜ばれるのはお客様です。
担当者が変わってもサービスが変わらないため、担当者交代の不満も少なくなるでしょう。
事務所全体で見てくれているため、安心感を持っていただけるはずです。

『私書箱』を使って「標準化・単純化・均質化」をすることの最大のメリットは、
お客様満足度が上がることといえます。