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2021年11月に「私書箱」の契約をされた
北関東の事務所様の契約時点と9ヶ月後の現在をご紹介します。

「税理士会も今後積極的にDXに邁進する。そうでなければ国からも見捨てられる」
という日税連の会長のご意見に触発されたそうです。
「本格的にデジタル化を進めなければならない」と強く感じていらっしゃいました。

20年前は「うちの事務所はIT化の先端を行っている」と先生は思っていた。
・ドキュワークスを入れた
・職員のシフト制での在宅勤務をコロナ発生以降ずっと続け今後も変えずにやっている

でも、今立ち止まって考えたとき、実はそうでもないことに気が付いた。
・在宅勤務中には顧客訪問はさせられない
・在宅勤務中の職員が何をやっているのかわからない
・顧客資料のデータ化はしたものの、3期分の決算資料はファイルで保存もしている
・せっかくのデータ化された決算資料もお客様と共有できていない
・お客様先には定期的な訪問＆ペーパー資料を提出
・パートさんが資料整理、入力をしているが生産性はあがらない

そのような問題に手を付けないまま現在に至っていた。

そして最近、退職した職員の引継ぎを巡り、情報不足がたたってトラブルが起きた。
そうならないようにお客様の情報を記入したカルテを顧問先ごとに作ってはいるものの、
更新がほとんどされていない。
そのため、『私書箱』の日々の業務が蓄積される仕組みに先生は興味を持たれました。

決算関連資料をファイリング保管しており、お客様との資料共有がなされていない。
お客様向けの報告書や議事録提出の習慣はもともとない。
原則、顧客訪問時に口頭で報告しているという。
お客様との資料共有、そして「報告書」機能にも興味を持たれました。

2021年11月、事務所の中で私書箱導入を先行しておこなう
プロジェクトメンバー4人を選考していただき、
操作研修や提案する顧客の選定などをおこないました。

2021年12月、顧客への導入開始。

2022年1月から5月、繁忙期に加え、コロナ感染がまん延したことで
顧客への導入は思うように進まず・・・。

2022年6月、改めて目標を設定し、プロジェクトの再始動。

2022年7月、プロジェクトメンバーでの推進の段階を終えて、
事務所全体での導入研修を実施して開始。
既に導入したお客様が快く賛同してくれた事や、
お客様にインボイスの説明等を行った履歴が残る事の有効性などをお伝えいただき、
事務所で一丸となって取り組む雰囲気が感じられました。

導入研修が終了した翌日、所長先生よりコメントをいただきました。
「昨日はありがとうございました。
次への一歩を踏み出せました。
今後もよろしくお願いいたします。」

これから、所長先生の描く事務所像に向かって
「デジタル化」「ペーパーレス化」「情報共有化」の支援を続けてまいります。

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