「一人で悩む職員」が増えないために
みなさん、こんにちは。
■新規契約時に、曖昧な条件で引き受けてしまった仕事
■お客様から一時的に頼まれ、いつの間にか常態化した仕事
■担当者個人の親切心から始まり、過剰サービス化してしまった仕事
■期限に間に合うよう、担当による丸受けが習慣化した仕事
会計事務所業界だけでなくサービス業全般において、
「提供する範囲」を明確に定めることは非常に難しいと思います。
あるいは、例えば交通ルールのように、
明確な決まりごとはあってもいざ路上に出てみると、
厳密に守ること自体が困難を伴う場合も考えられます。
そんな状況下で、百戦錬磨の経営者から、
折衝を苦手とする会計事務所の一職員が頼み事をされれば、
時には折れてしまう場面が生じるのも無理はありません。
ただし、それらの隠れた業務負担はしばらく経ったあとに表面化します。
引き受けた当人は、その責任感、義務感で時間や体力を犠牲にしてでも
その問題に取り組んでいるはずです。
場合によっては“ただ働き”に近い状況が続いているのかもしれません。
そんな本人しか知りえない属人化されたお客様との関係性のまま
別の担当へと引継ぎとなれば、後任となる職員の方は、
混乱と悲劇の連続になることは間違いないでしょう。
それが事前に前任から伝えられている事実ならまだしも、
お客様から伝えられて初めて知り、
（※お客様が少し話を盛っている事もありますが）
それがモチベーション低下に繋がっているケースを、
私はこれまでに全国で見てきました。
私自身も若いころには、同様の経験があります。
数年前ですが、ある職員の方からこんな話を聞く機会がありました。
「情報ゼロで引継ぎをされるのが本当にキツいです」
そこで、ご自身のように辛い経験をする後輩社員が今後現れないように、
会計事務所とお客様とのコミュニケーション情報を記録する、
情報共有化ツール『私書箱』の導入活動を
プロジェクトメンバーの一人として務められました。
※画像をクリックして該当記事をご参照ください。
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仮にご自身の担当引き継ぎがしばらく発生しなかったとしても、
日々のお客様と担当者とのやり取りが、
所長先生や関係者との間でまったく情報共有されておらず、
「ブラックボックス」のまま続いていくことは、
決して良い状況とは言えませんし、リスクを伴います。
もちろんご自身が過去を振り返るための情報源としても、
役に立つことは間違いないでしょう。
このように「個人」ではなく「組織」として、
一件のお客様に対応してゆく体制づくりは、
人手不足が深刻化する昨今ますますその重要性が高まっています。
担当者一人ひとりの日々の情報が、日常業務のなかでリアルタイムに蓄積され、
引継ぎや問題解決のために役立てられていく仕組み。
みなさんの事務所でも、検討してみてはいかがでしょうか。
情報共有化ツール『私書箱』
みなさん、こんにちは。
エヌエムシイの木村です。
昨年末になりますが、
創業70年以上の老舗会計事務所元所長先生に
インタビューする機会がありました。
私がその先生と初めてお会いしたのはかれこれ20年近く前まで遡りますが、
当時二代目として所内業務改革の陣頭指揮を執っていた先生も
もはや60代を迎え、今後の事務所経営の存続について
ずっと頭を痛めておられたそうです。
このたび、国内最大手クラスの税理士法人グループに参画し、
元居た勤務税理士が所長に持ち上がるかたちで事業承継に至りました。
深刻な人手不足やDX対策など、税理士業界全体に大きな変革の波がおとずれるなか、
地元の有力事務所として刻んできた歴史、お客様、職員の方々をどう守ってゆくのか、
次へと繋いでゆくべきか考え抜いた末の決断だったそうです。
詳細はNMC通信 第36号に掲載しております。
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会計事務所の事業承継問題は、
全国的に「待ったなし」の状況になっているところも少なくありません。
承継の考え方、収まるべきかたちは人それぞれだとは思いますが、
税務顧問契約が“継続すること”を前提としている以上、
仮に看板が替わるような事になったとしても、
やはりサービスを提供する側、提供される側双方ともに
安心して続けていける環境こそが最優先といえるのではないでしょうか。
大きな経営上の判断には賛否がつきものですが、
元所長、新所長が数年後に振り返って「あの時決断して本当に良かった」と
心から思える事務所になっていて欲しいと願うばかりです。
「プリンタから紙が出てこない…」
会計ソフトのサポートセンターにこんな問い合わせをした際、
『こちらでは分かりかねます』『プリンタメーカーかネットワーク管理者に確認して下さい』
と返ってきたらいかがでしょうか。
専門外の案件とはいえ、顧客への意識が低く冷たい対応だと感じるのではないかと思います。
しかし、「正しく、早く」という観点ではこの対応がベストと言うこともできます。
なぜなら、利用環境に詳しい人による確認が間違いなく解決の最短コースであるからです。
専門外の者が手探りで対応を進めた場合、闇雲に時間だけ経過してその結論が
『メーカーに確認』となる事もあるでしょう。
また、対応の過程でプリンタやネットワーク環境に問題が生じてしまう懸念もあります。
極端な例えを用いましたが、いずれにせよお客様がサポートセンターに求めるのは
「正しく、早く」問題を解決する事です。
対して私たちが行うべき事は、丁寧な聞き出しと適切な切り分けに基づいた最善策の提示です。
これにはルールやマニュアルはなく、
私たちが蓄積している知識や経験値、判断力に委ねられるものと言えるでしょう。
お問い合わせ全体のうち、弊社会計ソフト以外のもの（インターネットやPC機器など）は
3割ほどになるでしょうか。
あらゆるお問い合わせに「正しく、早く」対応し、
気軽に何でも聞けるサポートセンターになれるよう、
知識や経験を日々積み重ねてまいります。
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会計時事務所の経験者を採用して即戦力で働いてもらいたいと
思っているけれども、募集しても応募がない。
結果、退職者が出ても直ぐにリカバリーできず、
残った職員に業務負担がいってしまっている。
そんな中で少しでも経験がある人から応募があると、
事務所の採用基準を下げてでも採用してしまう。
内定を出したら、一日でも早く入社してきてほしいと待ち遠しくなり、
でも実際に入社したら
①考えていたレベルにないことが判明
②言った通りに業務をおこなってくれず
「こんなはずじゃなかった」と後からガッカリしてしまった。
応募、採用、入社後にかけた時間や手間、振り返って考えるとストレスしかない。
そのうえ、負担を強いている職員が耐えられずに「辞める」と言ってきたらどうしよう。
このような悲痛な声を全国各地で聞くようになりました。
2022年4月に、弊社と長年のお付き合いをいただいている四国の事務所様より
「エヌエムシイの在宅スタッフを紹介してもらいたい」と連絡をいただきました。
退職する職員さんがおこなっていた業務を
そのまま在宅スタッフに請け負ってもらいたい、と考えていたようです。
しかし、その事務所の業務フローに在宅スタッフを入れてみようとすると、
明らかに無理があって非効率だとわかりました。
そのまま何の手も打てないまま5月の繁忙期を迎えましたが、
人材が不足したままの事務所は日に日に残された職員さんの負担が増していきました。
そして、6月には「在宅スタッフを取り入れるために
業務フローや職員の役割を見直す」という決断のもとに再度連絡をいただきました。
見直しは事務所にとって大改革です。並大抵のことではありません。
でも、新たな事務所を創り上げるのだという信念を持って、
7月より在宅スタッフの活用をスタートしました。
それから半年、次々に在宅スタッフさんと面談して、
今日現在4人の在宅スタッフさんと契約を締結して仕事をしてもらっています。
先月からは年末調整処理も依頼をし始めました。
一人一人への報酬の支払いは４・５万円ですので、4人合わせても20万円未満です。
まだまだ道半ばではありますが、この半年で確実に事務所の新しい戦力となりました。
これまでは募集をしても応募がなければ、募集媒体を変えたり、
もっと費用をかけたりすることで人材の確保に動くしかなかったと思います。
それでも採用できないなら、未経験者を採用して育成していくしかありません。
でも、上手く育成できる保証はなく、途中で辞められてしまうこともあり、
何より戦力となるまで時間がかかります。
でも、この事務所様のように業務の見直しをする覚悟や決断さえあれば、
通ってきてくれる職員ではありませんが、
事務所の戦力となる人材を私どもはご紹介することができます。
私どもで紹介する在宅スタッフは帳簿を作れるというだけのレベルではありません。
作成された帳簿を監査することができる人たちです。
下記のような方に応募いただきます。
・会計事務所で2年以上の業務経験がある方
・法人の顧問先の担当を持ち、決算業務経験のある方
・ITリテラシーがあってWEBでお仕事をすることが可能な方
これまでの職歴や業務経験の書類を提出していただき、
面接、実務テストを経て合格した人を紹介する人材として確保します。
①考えていたレベルにないことが判明
②言った通りに業務をおこなってくれず
上記のようなことがないよう、実務テストをおこなって業務レベルを確認します。
また、素直に仕事をおこなうことができるかも弊社の独自の基準で確認をします。
10名の応募があったら、その中で合格するのは1名だけという狭き門です。
今まで在宅で仕事をする人を活用したことがないから、
うちで可能だろうかと不安を感じる事務所様もありますが、お任せください。
その活用がスムーズにおこなえるよう、私どもは一定期間のサポートをさせていただきます。
そして、私どもはあなたの事務所の業務フローの見直しを一緒に考えるところから
お手伝いさせていただきます。。
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ソフトメーカーなどに電話を掛けると、最初にこのようなケースになりませんか？
・「○○の方は１を、△△の方は2を押してください…」という機械による音声ガイダンス
・「ライセンス番号を教えてください」
電話を掛ける側にとってこれらは意外と高いハードルです。
慌てている場合、時間がない場合などに特に実感されるのではないでしょうか。
CASH RADAR PBシステムのサポートセンターではこのような確認は行いません。
お客様にとって「困った」や「分からない」はそれ自体がストレスであるのに、
その問い合わせでさらにストレスを感じさせてしまう事があってはならないと思うからです。
お客様は何も用意せずお気軽にお電話をお掛けください。
問題解決に必要な情報は、電話を取ったオペレーターがスムーズにすべて聞き出します。
ちなみに、お客様からのお問い合わせは［電話］ のほか
［メール］ ［専用フォーム］でも承っておりますが、
電話でいただくお問い合わせが圧倒的に多く、件数全体の90％近くを占めています。
様々な商品・サービスのユーザーサポートにおいては、
電話窓口を無くし、メールやチャットによる対応へシフトする流れになっています。
また、チャットボットと呼ばれる自動応答システムを導入し、
電話のみならずオペレーター自体を置かない企業も増えてまいりました。
私たちはこのような新しい流れの良いところを取り入れながらも、
多くのお客様からご支持をいただいている［電話］によるサポート対応を
今まで以上に大切に続けていこうと考えております。
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職員から「退職したい」と言われたとき、
所長先生は直ぐに職員の募集をしないといけないと考えると同時に、
まずは辞める職員の担当先をどの職員に引き継がせようかと考えます。
顧客の規模や対応難易度、決算月なども考慮に入れないといけないし、
職員に引継ぎの話をした瞬間に嫌な顔をされるだろうな・・・。
「これ以上担当を持たなければならないなら、私も退職する」と言われないだろうか・・・。
と頭を悩ませます。
職員の退職を聞かされる度に所長先生は大きなストレスを感じるのです。
そして結果として、
・所長の私が一時的に担当を引き受けないといけない
・引継ぎをした職員の残業が増加して所内の空気が悪くなった
といったことも珍しいことではありません。
それでも何とか新担当を決めて引継ぎを始めることができても、
担当に任せきりにして明文化していなかった
「帳簿作成や決算処理に必要な資料や情報」がなくて苦労することも少なくありません。
特効薬的な解決法としては、会計事務所での業務経験が豊富な人が
すぐに入ってきてくれることです。
顧客と上手にコミュニケーションがとれて、
月々の帳簿も決算も難なく終わらせていってくれるような人が入社してくれたら万々歳です。
でも、都合良くそんな経験を持った人が入社してくれるとは限りません。
逆にそのような人は直ぐに入社してこないと思って、
苦労しないための準備をしておきたいものです。
私どものグループ会社、エヌエムシイ税理士法人でも
新しく入社してくる人に期待をしてしまっていた時期がありました。
でも、そんな期待を抱いているうちはネズミのラットレースのようなものです。
その様子はこちらからご覧ください。
このままでは駄目だと実感していたからこそ
「帳簿作成や決算に必要な資料や情報の明文化」は当時の最重要課題でした。
しかし、簡単にその課題をクリアできるものではありません。
自分自身が辞めたときを想像して顧客情報を文面化しなさいと言われても、
今が忙しければ、その時間を作ることが出来ず、掛け声だけに終わってしまうのです。
顧客への訪問予定を取らず、１週間予定を明けさせて顧客情報を
「お客様カルテ」という名称をつけて１件１件強制的に記入させたこともありました。
しかし、その情報を都度更新させていくことができませんでした。
決算のときだけでも更新させようとしましたが、
「更新する情報がありません」と言われてしまうのです。
そして、いつの日か更新が止まってしまいました。
どうしたら良いのか？と行き詰まった時期がありましたが、
今では全ての顧客の帳簿情報が明文化されて残るようになりました！
明文化の成功の秘訣は、弊社の『在宅っくす。』開始にありました。
詳しく知りたい方は、是非、こちらからお問い合わせください。
職員の退職時に困らないようにしようとした追求した結果、
職員が退職しなくなる効果をもたらしました。
退職して困らないということは、退職しなくても良い働きやすい環境につながったのです。
人材の定着の２つ目のカギだったのです。
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カスタマーフロントの業務のうち、
CASHRADAR PBシステム「サポートセンター」についてお話をさせていただきます。
私たちサポートセンターは、お客様からの［電話］ ［メール］ ［専用フォーム］による
お問い合わせに日々対応させていただいております。
システムご利用にあたり、困ったことや分からないことがありましたら
お気軽にサポートセンターをご活用ください。
システム操作はもちろん、インターネットやパソコンの相談、ご利用料金の確認など、
どのようなお問い合わせでも承っております。
スタッフ全員が心掛けているのは、
「聞く」ではなく「聞き出す」お客様サポートです。
聞きたいことがまとまっていなくても
「まずは聞いてみよう…」「とりあえずサポートセンターに…」の感覚で
お問い合わせをいただければと思います。
私たちサポートセンターは、そんなお客様から
「何に困っているのか」「何が分からないのか」を聞き出し、
最善の回答をお伝えいたします。
今後はこちらの「NMC journal」にて、
サポートセンタースタッフからの最新情報やエピソードなどをお伝えしてまいります。
どうぞよろしくお願いいたします。
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・職員を採用したけど、直ぐに辞めることになってしまった
・せっかく育てて、ようやく担当を任せられる段階にきたら辞められてしまった
「職員が定着しない」という悩みを抱えた事務所の先生は非常に多いことに気付かされます。
募集にお金をかけて、時間をかけて、採用を決めて、
ようやく会社に迎え入れることができます。
そして、一日も早く独り立ちできるように教育をして、
お金では換算できない気苦労を重ねて戦力にしていきます。
それなのに、ある日「辞めさせてください」と言われてしまうのです。
私たちは事務所の先生から退職した理由を伺うことしかできませんので、
本当に先生が気の毒に感じます。
でも、そこには先生の知り得ない本当の退職理由が隠れているのかもしれません。
それは、弊社がおこなっている在宅スタッフの活用にも言えるのです。
在宅スタッフとの契約が長く継続する事務所もあれば、そうでない事務所もあります。
長く継続しない事務所にはどのような傾向があるのでしょうか。
辞めることになった在宅スタッフに確認をしてみると下記のような理由を話してくれます。
・仕事内容の指示が現実に即していなくて、何度も確認をしないといけない
・担当に質問しても回答がない、遅い
・担当が辞めてしまっていて、資料や仕事内容の確認をしても担当者は何もわからない
・ひどい場合は仕事内容の指示もないまま帳簿作成を丸投げされる
・納品期限ルールを無視した急ぎの依頼がある
在宅スタッフさんの話を聞いていると、事務所との契約を解除したいという意向は
ごもっともと感じるものでした。
でも、在宅スタッフさんは「主人の仕事の関係で仕事の継続が難しくなった」など、
本音を伝えることなく辞めていくのです。
先生が職員さんと在宅スタッフさんとのやり取りを少しでも見ていれば、
もしかしたら、早い段階で改善をすることができたかもしれません。
また、在宅スタッフさんが仕事に馴染むまでは「困っていることはないか」と
話しかけてあげていれば、早めに問題解決できたかもしれません。
ときには、在宅スタッフさんに「あなたに仕事をしてもらって助かっている」と
ねぎらいの言葉があっても良いでしょう。
このように職員さんと在宅スタッフさんとの関係において、
コミュニケーションは非常に大切です。
これは所内にいる職員さんにも同じことが言えるのではないかと思えてきます。
ところで、エヌエムシイは在宅活用の立上支援において、
在宅スタッフを紹介するだけではありません。
在宅スタッフが事務所の戦力になれるようサポート期間を設けて支援をしております。
・人材の紹介
・システムの操作指導
・業務完了時の報告ルールの指導
・初作業後の報告内容の確認および必要な指導
・2カ月間、事務所に言いにくいことを相談できるサポート期間の設置
・一定期間経過後、事務所と在宅スタッフとの三者面談の設定
ここまでサポートすることで在宅スタッフとの
WinWinの末永い契約継続が実現していきます。
後は事務所様が在宅スタッフと一緒に仕事をしていることを忘れず、
安易にルールを変えないこと、必要に応じて在宅スタッフさんと
コミュニケーションを取っていくこと、それに尽きると考えています。
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「いやぁ、本当に紙が全然ないんですね。私たちの事務所とはまるで違う。
話には聞いていましたが、実際にこの目で見てみるとホントに驚きます」
お盆明けの8月17日、東京近郊のA税理士法人の所長を務める
税理士A先生がおっしゃった一言。
事業承継を控えた税理士のご長男様と、私たちのグループ、エヌエムシイ税理士法人の
事務所見学会に訪れた時の出来事です。
それはまるで二週間前の出来事を、そのまま再現したかのような光景でした。
遡ること12日前。中部地方からB税理士法人の所長を務める税理士B先生、
そして事業承継を控えた長女のC先生、次女のD先生が、
私たちの事務所見学にいらっしゃいました。
所長のB先生はやや興奮気味に
「話には聞いていたが、紙だらけな私たちのオフィスとは全然違う。
これから目指そうとしていたものが、既に実現していたよ。これは驚いた」
とお話しされていました。
実は両事務所、30年以上の歴史を持ち、顧客数、職員数ともに地元ではトップクラス。
今後は、本格的な事務所経営の引き継ぎに向けて、二代目となる税理士先生を中心に、
事務所改革への本格的な第一歩を踏み出そうとしていたところでした。
ところが、その大多数が長いお付き合いのあるお客様、
さらにベテランを含む40名近くの職員を擁する事務所とれば
それは決して簡単なことではありません。
事実、A税理士法人では、毎月の顧客訪問やペーパーに依存した
旧来の業務スタイルが制度疲労を起こしており、
既に長時間労働が危険領域に迫っていました。
一方のB税理士法人は、職員の相次ぐ退職に採用活動が追い付かず、
早急に即戦力の確保と、非効率な業務方法の抜本的な見直しが求められていました。
そこで周囲から「DX、DX．．．」と促され、頭ではわかったつもりでいても、
いざ、それを自らの事務所でどう実現すればよいのかまでは、誰も教えてくれないのです。
行き詰まった状況を大きく変えることになったのは、
それぞれ、二代目として今後事務所経営を担う、若き税理士先生の存在でした。
私たちに個別相談のご依頼をいただき、
事務所としての課題、これから目指したいと考えている事務所の運営方法、
そしてそれらを実現するための具体策を話し合いました。
「まずは自らの手で新しい働き方のスタイルを確立し、
やがて事務所全体へと普及させていきたい」
将来に向けて、そんな覚悟が伝わってきました。
しかし、現職場環境から想像しても“新しい働き方のスタイル”は、
どうしても具体的なイメージが湧かないと、税理士先生方は口をそろえておっしゃいます。
そこで、私たちはエヌエムシイ税理士法人の事務所見学をお勧めすることにしました。
「来社型事務所」ということで、執務室とは完全に独立し、
それぞれに大型モニターを設置した大小５つの会議室、
さらにZOOM対応専用の２つの会議室。
「ペーパーレス業務」を実現するための、原始資料や重要書類のデータ化を実施する
パートスタッフを中心としたスキャナー専門部署。
そして、デスクには大型ワイドモニタが配置され、
通路や机の上には紙の書類が一切おかれていないオフィス。
さらに、「在宅勤務」を標準とする業務スタイルであることから
執務室には数えるほどしか職員がおらず、
クラウドコミュニケーションツール『私書箱』を使った
お客様とのやり取りのため電話が鳴ることもない。
こういったデジタル化をごく普通の日常として、
効率化やサービス品質の向上に活かしている光景を、
実際にその目でご覧いただくことによって、
普段は気付けなかった、ご自身の事務所における問題点、
そして改善点が、明確化され共有されることになったのです。
見学会を終えた後、目指すべき姿が明確化したことで
A税理士法人からは『私書箱』システムによる、
ペーパーレスや情報共有をはじめとした所内改革の支援を
そしてB税理士法人は、『在宅スタッフ活用』サービスによる、
所内業務の効率化・安定化の支援のご依頼をいただきました。
同業同士だからこそ、そして現在進行形でその課題解決に取り組んでいる現場を
そのままお見せできるからこそ、気付いていただけることがあります。
エヌエムシイ税理士法人事務所見学会は、随時開催。
まずは、個別相談より承っております。
ぜひお気軽にお問合せください。
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個別相談、事務所見学はお問い合わせフォームからご連絡ください
2022年6月に『私書箱』システムの契約をされた東京都の事務所様についてご紹介します。
契約をいただいた時点の職員数は12名。そこに、新たに2名が入社してくる予定でした。
2名とも会計事務所の未経験者なので、教育や研修が非常に大事になるが、
そんなに手間もかけられない。でも、早く独り立ちさせて戦力になってほしい。
そうしないと、今いる職員の負担を減らしていけない。
それから、今後はテレワークやフリーアドレスの体制をとれるようにしていきたい。
そのようなことを考えていたときに、弊社の実践事例公開セミナーを知って参加していただきました。
『私書箱』は下記のようなことが期待できると感じていただいてのご契約でした。
・コミュニケーション履歴の蓄積・共有化ができること
・新入社員の教育や研修に最適であること
・ペーパーレス化を推進できること
・テレワークやフリーアドレス実現の一躍を担うこと
6・7月は所長先生とベテランのお2人に試していただき、
8月はいよいよ事務所全体に広めることになりました。
まず、実践事例でご紹介したエヌエムシイ税理士法人にご来社いただいて見学。
そして、翌日には全職員対象の『私書箱』操作研修をおこないました。
操作研修をおこなった弊社スタッフ佐藤佳祐と岡安明実より、
そのときの様子やその後をお話させていただきます。
【佐藤佳祐より】
私は直接お客様の事務所で研修を担当させていただきました。
8名の職員様のご参加で、驚くほど順調に研修を実施することが出来ました。
私は研修講師を務めることが多く、今まで様々な事務所様へ研修を行ってきましたが、
参加された方全員がこれほどまでに積極的な研修は数えるほどしか経験していません。
研修を受け身で受講するのではなく、
職員の皆様が率先して操作していただいことが大きいと思います。
研修後、参加された職員様が早速顧問先様への『私書箱』の導入を進めていただいておりました。
研修講師冥利に尽きるおもいです。
今回の研修後の職員様の反応や、お客様への『私書箱』のご提案が順調なこともあり、
更に新たに入社される社員2名への研修のご依頼もいただきました。
今後一層のご支援をさせていただきたいと思っております。
【岡安明実より】
私はリモートにて研修を担当させていただきました。
当日はリモートでもわかるほど明るく和やかな雰囲気で進んでいきました。
操作研修は聞くだけ、見るだけになりがちなのですが
皆様ご自分の画面を率先して操作していただけて、
その場で感じたリアルな疑問や反応を聞くことができたことがとても印象的でした。
事務所の指示で研修に参加されているというよりも、
実際に自分がお客様とのやり取りで使っていくんだ！
という前向きな姿勢で研修を受けてくださっているように感じました。
そんな皆様のおかげで私たちもとてもやりがいを感じる研修となりました。
研修が終わり、お礼のメッセージを『私書箱』でお送りいたしましたところ、
すぐに皆様から返信をいただけたことも大変うれしかったです。
引き続き、所長先生のご期待に沿うよう
「情報共有化」「ペーパーレス化」「テレワーク推進」の支援を続けてまいります。
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2021年11月に「私書箱」の契約をされた
北関東の事務所様の契約時点と9ヶ月後の現在をご紹介します。
「税理士会も今後積極的にDXに邁進する。そうでなければ国からも見捨てられる」
という日税連の会長のご意見に触発されたそうです。
「本格的にデジタル化を進めなければならない」と強く感じていらっしゃいました。
20年前は「うちの事務所はIT化の先端を行っている」と先生は思っていた。
・ドキュワークスを入れた
・職員のシフト制での在宅勤務をコロナ発生以降ずっと続け今後も変えずにやっている
でも、今立ち止まって考えたとき、実はそうでもないことに気が付いた。
・在宅勤務中には顧客訪問はさせられない
・在宅勤務中の職員が何をやっているのかわからない
・顧客資料のデータ化はしたものの、3期分の決算資料はファイルで保存もしている
・せっかくのデータ化された決算資料もお客様と共有できていない
・お客様先には定期的な訪問＆ペーパー資料を提出
・パートさんが資料整理、入力をしているが生産性はあがらない
そのような問題に手を付けないまま現在に至っていた。
そして最近、退職した職員の引継ぎを巡り、情報不足がたたってトラブルが起きた。
そうならないようにお客様の情報を記入したカルテを顧問先ごとに作ってはいるものの、
更新がほとんどされていない。
そのため、『私書箱』の日々の業務が蓄積される仕組みに先生は興味を持たれました。
決算関連資料をファイリング保管しており、お客様との資料共有がなされていない。
お客様向けの報告書や議事録提出の習慣はもともとない。
原則、顧客訪問時に口頭で報告しているという。
お客様との資料共有、そして「報告書」機能にも興味を持たれました。
2021年11月、事務所の中で私書箱導入を先行しておこなう
プロジェクトメンバー4人を選考していただき、
操作研修や提案する顧客の選定などをおこないました。
2021年12月、顧客への導入開始。
2022年1月から5月、繁忙期に加え、コロナ感染がまん延したことで
顧客への導入は思うように進まず・・・。
2022年6月、改めて目標を設定し、プロジェクトの再始動。
2022年7月、プロジェクトメンバーでの推進の段階を終えて、
事務所全体での導入研修を実施して開始。
既に導入したお客様が快く賛同してくれた事や、
お客様にインボイスの説明等を行った履歴が残る事の有効性などをお伝えいただき、
事務所で一丸となって取り組む雰囲気が感じられました。
導入研修が終了した翌日、所長先生よりコメントをいただきました。
「昨日はありがとうございました。
次への一歩を踏み出せました。
今後もよろしくお願いいたします。」
これから、所長先生の描く事務所像に向かって
「デジタル化」「ペーパーレス化」「情報共有化」の支援を続けてまいります。
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CASH RADARを長年ご利用いただく事務所様より
「在宅スタッフをうちでも使ってみたいけど、どうかな？」
とのご相談をいただくことが増えてきました。
「在宅スタッフを活用してみたい」といった積極的な意味合いではなく、
即戦力の人材を確保できず、その窮地を乗り越える手段として思いついたというものです。
【A事務所 東北地方 職員数10名】
今年に入って「65歳を迎えるので退職してゆっくりしたい」「妊娠したので５月くらいから産休を取らせてもらいたい」と職員さんから立て続けに言われた。
【B事務所 四国地方 職員数20名】
５名いたベテランのパートさんが各人の事情で退職が重なり、夏には１名だけになってしまう。
AB両事務所ともに、すぐに人材の募集をしたそうです。
でも、即戦力の人材からの応募はゼロ。
かつては、複数名の応募は必ずあって、書類を送ってもらい面接をおこなって、
この人ならと決めて内定を出していたそうです。
ところが、応募そのものがゼロ。
からと言って、未経験者を雇ったら今いる職員には当面負担をかけてしまう。
どうすべきかと頭を抱えたときに、エヌエムシイの在宅スタッフを
うちでも使えないかと考えてくださったそうです。
私たちにとって有り難いことではありますが、
在宅スタッフを活用すれば楽になるという単純なものではありません。
現状の業務の流れに在宅スタッフの活用を盛り込むことになりますので、
これまでの業務の流れの見直しを必要とします。
当然、業務に応じて人の配置も変わるかもしれません。
どのくらいの業務量があれば採算が合うのかを考える必要もあるでしょう。
でも、実際にたくさんの在宅活用をされた事務所様をみていると、
最大の効果は事務所内の業務の標準化につながることだと思います。
これまでは、担当でないと分からず任せきりになっていた顧客情報を文面にしてもらって、
在宅スタッフに仕事を依頼してもらうからです。
文面になった顧客情報があることで担当が辞めても困らない、
担当でなくてもその顧客のことがわかるようになるという効果をもたらします。
このような効果が出てくると、そもそも担当が辞めない、
担当が辞めてもすぐにリカバリーできるという善循環に入っていきます。
そして結果として職員の負担が減り、残業解消、退職者の減少につながっていくのです。
事務所様には個々の事情がありますので、在宅スタッフを活用したとき、
それぞれのメリット、デメリットが考えられるものです。
でも、メリットが大きいと所長先生が判断されたとき、
私たちは在宅スタッフの活用を支援させていただいております。
A事務所様は入力代行業務で在宅スタッフさんを５月より使い始めました。
B事務所様はお客様の入力したデータのチェック・補正業務で在宅スタッフさんを７月より使い始めます。
事務所近隣で人材を思うように確保できなくても、全国には経験がある即戦力人材がいます。
あなたの事務所も困ったときに是非お声がけください。
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