【在宅っくす。導入事例】職員の負担を減らしながら納品精度を上げる
スピード感を重視し、職員の負担を減らす
―在宅スタッフの仕事振りはいかがでしょうか。
現在3名の在宅スタッフと契約しています。
在宅スタッフとやり取りを行っている職員全員に聞いてみましたが、
「まじめな印象」「きちんと処理をしてくれる」という意見が大半です。
お願いしている業務は主に仕訳入力です。
原始資料は事務所でスキャンし、作業指示書と併せて作業依頼します。
私の印象でも、作業精度に問題はありません。
―在宅スタッフに仕事を依頼する際、どのような点を工夫されていますか。
最初は時間をかけて作業指示書を作り、在宅スタッフに対して
過保護なくらいに指示を書き込むなど準備をしてから依頼していました。
ところが依頼件数が増えてくると、準備に時間をかけることが職員の負担になるのです。
まずは簡単な指示で依頼をかけてみるなど、
徐々にスピード感を重視するようにしていきました。
もちろん在宅スタッフからは、100％の精度で納品されてこないこともあります。
その時は作業指示書に今後の指示を盛り込むなど、
その都度解決しながら時間をかけて精度を上げていくよう心がけています。
―他の職員の方々の反応はいかがでしょうか。
所長が事務所全体に発信していましたので、
皆も当然「在宅スタッフ活用」を進めるという方針を理解していました。
とはいえ、当初は「どんなことをしているのか」「本当に効果があるのか」と、
皆が遠巻きに様子を伺っている感じはありましたね。
在宅スタッフ活用開始から約６カ月が経った今では、
職員同士がスキャンや在宅スタッフとのやり取りの仕方などを教え合うことで、
助け合いながら進めてくれています。
※在宅スタッフについてはこちら
※CASH RADAR PBシステムについてはこちら
※『私書箱』についてはこちら
「在宅スタッフ活用」で定型業務の効率化を目指す
―「在宅スタッフ活用」を始めたきっかけを教えてください。
私たちの事務所は、不動産所得の確定申告を行う
マンションやアパートの個人オーナーのお客様が非常に多いです。
そのうち多くのお客様の帳簿作成を代行していますが、
確定申告の時期に一気に行うことになります。
事業所得などに比べれば処理自体は非常に定型化されているとは言え、
件数が多いため職員は大変な思いで毎年の確定申告に取り組んでいました。
それだけでなく、職員に定型業務ばかりをさせるのでは採算が合いません。
何とか改善できる手段はないか模索していたところ、
エヌエムシイからのダイレクトメールをきっかけに、「在宅スタッフ活用」を知りました。
実は、定型業務にはＲＰＡを活用するのが良いと知り情報を集めていました。
しかし、なかなかしっくりくるものがありませんでした。
在宅で作業する会計事務所経験者になら、
ＲＰＡ以上に定型的な仕事を任せられるのではと感じたことがきっかけです。
また、働き方改革の観点からも、「在宅スタッフ活用」は有効だという印象を持ちました。
事務所の「残業を減らしたい」という課題を、
在宅スタッフに業務を外注することで解決できます。
働き方改革を実現しつつ、定型業務は在宅スタッフなどに外注し、
正社員には正社員にしかできない仕事をやってもらう。
大企業ではこのような働き方が浸透してきているようですが、
いずれ中小企業でも主流になるはずです。
※在宅スタッフについてはこちら
※CASH RADAR PBシステムについてはこちら
※『私書箱』についてはこちら
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
会計事務所の魅力
――なぜ、会計事務所を選んだのでしょうか。
私はエヌエムシイ税理士法人に入社するまで約8年間、
ずっと営業の仕事に携わっていました。
売上確保や経費削減などを真剣に考えていらっしゃるお客様にとっての
唯一の相談相手は税理士さんだけという現実を目の当たりにしているうちに、
会計事務所という仕事に魅力を感じるようになりました。
未経験でも業務が行える仕組み
――未経験者でも短期間で担当を持てた理由を教えてください。
入社して3ヶ月経つ頃、約30件の担当を持つことが決まりました。
これまでのやり取りの履歴や監査報告の履歴など、
引き継ぐお客様の状況は『私書箱』（※①）に残っています。
そこで最初は以下の流れを粛々と行いました。
※①『私書箱』についてはこちら
①お客様から資料が来たら社内でデータ化を依頼
②データ化完了後、前任者が作った作業指示書とともに在宅スタッフ（※②）に入力を依頼
③出来上がってきた数字をチェックして、不明点は先輩に聞きながら試算表を完成させる
④『私書箱』に監査報告をアップして資料を返す
※②在宅スタッフについてはこちら
在宅スタッフが入力やデータチェックを行ってくれる仕組みがあるので、これが可能でした。
当たり前の話ですが、数字が間違っていれば
お客様にご迷惑が掛かりますしそれは私の責任になります。
ですから数字のチェックには最初はそれなりに時間がかかります。
このようなやり方をすれば、入力や監査を遅らせることなく、
お客様ごとのチェックポイントや前任者の監査方法を
過去の『私書箱』で確認する時間が取れるのです。
時間効率が良いので助かりました。
※『私書箱』についてはこちら
※CASH RADAR PBシステムについてはこちら
※在宅スタッフについてはこちら
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
私書箱による見える化で環境作り
――どのようなチェック機能を敷いているのですか？
チェック作業を補っているのが『私書箱』（※①）などのデータベースです。
担当者のやり取りや議事録、報告書などすべて見える化されているため、
お客様に送る前に目を通すことができます。
※①『私書箱』についてはこちら
――私書箱は他にどのように使われていますか？
未経験者の場合、しばらくはお客様から質問があっても即答することはできません。
でも私書箱であれば、お客様から投げられた質問に対して
時間を置いて回答することができます。
その間に先輩や先生に質問して回答を作成し、
チェックしてもらってからお客様に返事をします。
その過程で会計の知識が身に付きますから、
効率の良いトレーニングになっていると思いますよ。
未経験者を短期間で主戦力に
――環境があれば、未経験者を採用・育成できるのでしょうか。
エヌエムシイ税理士法人では、昔から「この人しかできない」という仕事はやりませんし、
そういう職員は評価されません。
標準化された商品をお客様に喜んでいただける最高のサービスとして提供したい。
事務所のベースがあって、クラウドシステムや『私書箱』、
在宅スタッフなどが上乗せされていって今があります。
だから未経験者でも6ヶ月くらいして戦力化できるし、
担当が代わっても前と変わらないサービスを提供できます。
そのために、営業や接客の経験がある彼らに、
得意分野を生かして活躍してもらいたいのです。
※『私書箱』についてはこちら
※CASH RADAR PBシステムについてはこちら
※在宅スタッフについてはこちら
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
任せる勇気
――未経験で入所した職員は、入所後どのくらいの期間で担当を持つようになるのでしょうか。
入所から6ヶ月経った時点で大体20件から30件くらいを任せます。
この20件はあなたの責任で頼むよと。申告書も自分で作らないと覚えませんから。
――そんなにすぐに任せて大丈夫なものでしょうか。
もちろん痛い思いする時もあります。
お客様からクレーム言われることが本人にとって一番キツイことですが、これが大事。
未経験者に力を付けさせたいのであれば、任せてこういった経験をさせないと力が付かない。
任せられるかどうかは、所長次第だと思います。
――思い切って任せることで、責任感ややる気が生まれるのですね。
そうですね。
ただ、だからと言って一人ではやらせません。
一年間は、税理士や前任者である先輩、自分自身の三重チェックをします。
最終的に責任取るのは所長です。
チェック体制が機能していれば、ちゃんと任せられますよ。
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
お客様に会わせたい人を採用する
――なぜ未経験者を採用するのでしょうか。
エヌエムシイ税理士法人は、昔から会計事務所である前にサービス業であることを掲げています。
お客様への接客を重視しているので、会計事務所経験のある無しに関わらず、
お客様に会わせたいと思う人を採用しています。
もっと言うと、お客様にまた会いたいと思わせられる人ですね。
――どのような業種の方を採用されているのでしょうか。
営業やサービス業の出身者が多いです。
身なりや挨拶といった第一印象から、不快感を与えない言葉遣いや話し方、態度など、
接客業経験者ならではの強みを持っていると思います。
――未経験者の採用基準を教えてください。
私が面談しながら考えているのは、
先にも述べましたが弊社のお客様に会わせられるかということだけです。
未経験者の場合、知識や経験では判断できませんから。
逆もあります。たとえ税理士科目を持っていて会計事務所経験が15年くらいあって、
間違いなくすぐに担当を持てるという方でも、お客様に会わせたくないと思ったら採用しません。
関連記事
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.1
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.3
会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4
お客様の未来を見て提案できる事務所へ
―今後の展望について教えてください。
これから会計処理の自動化がどんどん進んでいくでしょう。
会計処理だけでなく、会計事務所の業務の多くが、人の手を介さずに行えるよう
標準化されていくかもしれません。
時代は恐らくそういう方向に進み、我々はそういった時代に生きていかなければなりません。
このように、人が行うアナログの作業がＩＴなどにより電子化されていった場合、
私たち人間にしか提供できないものは何かということが非常に大事になってくると思います。
その一つが、お客様の未来を見て提案できること。
これはお客様にとって必要で、かつＩＴには担えないところだと思います。
そのようなサービスが提供できる会計事務所にしていきたいですし、社員やパート職員にも、
そういった提案ができるようにどんどんステージアップしていってもらいたいです。
社外に人材を確保しておくことで柔軟に対応できる
そのために、入力処理や作業の部分を社員やパート職員から切り離し、
在宅スタッフに依頼できる体制をいまから作っておくことが大切です。
仮に入力が自動化される時代がきたとしても、
在宅スタッフにはまた別にお願いする業務分野が出てくると考えています。
業務をお願いできる人材が社外に確保できているということであり、
在宅スタッフの数が多ければ多いほど、
事務所としては柔軟な業務の組み立てができると考えています。
その意味で、在宅スタッフが不要になることはない、と考えています。
今まで自分で入力していたものを在宅スタッフに依頼することで、
決算処理に時間をかけられるようになったり、経営計画の作成や診療実績のデータ分析など、
お客様満足度向上につながる仕事ができつつあるパート職員も出てきています。
もちろん、個人の事情で「まだ、今のステージにいたい」と考える人もいるでしょう。
それはその人の選択を尊重しますし、時期がきたら業務ステージを上げてくれることを期待します。
私は経営者として、このように人に育って欲しいと考えています。
『在宅っくす。』の紹介はこちら
「在宅スタッフ活用」についてのセミナーはこちら
多くを伝えなくてもわかってくれる
―在宅スタッフの仕事振りについて教えてください。
最初は、どういう仕上がりで納品されてくるか全く予想できませんでした。
ところが、納品されてくると思った以上に精度が高く、
「これはいけそうだ」と手応えを感じました。
その後もやりとりを繰り返すごとに、
多くを伝えなくても分かってくださるような感覚を持てるようになってきました。
意識してコミュニケーションを取ること
―在宅スタッフとのコミュニケーションで工夫されたことはありますか。
入力を見るとスタッフさんの精神状態が分かると言うか、
モチベーションの上下を感じることができます。
そのようなときは意識してコミュニケーションを取り、業務量を調整しました。
普段からコミュニケーションを取っておくことで、こちらの繁忙期など、
「いつもより多いので断られるかな」という量をお願いするときも
受けてくれやすくなると思います。
お互いに出したい業務量、受けられる業務量を把握するために、
向こう1週間～2週間ほどの依頼予定をエクセルシートにまとめ
あらかじめお見せして相談する方法も有効でした。
『在宅っくす。』の紹介はこちら
「在宅スタッフ活用」についてのセミナーはこちら
繁忙期に業務が滞らない！
―在宅スタッフ活用で、業務はどのように変わりましたか。
年末調整や確定申告などの繁忙期は、
今までは通常の月次業務と並行して作業を進めていました。
今は月次の入力作業は在宅スタッフにお願いしているので、
私は年末調整や確定申告の業務に集中できるようになりました。
年末調整や確定申告が終わると、入力が完了している状態からすぐに
次の準備をすることができるので、年末調整や確定申告といった繁忙期でも、
お客様にお待たせすることなく毎月の試算表を渡すこともできるようになりました。
「自分の時間」をコントロールできることを実感
今は、担当先の約7割の入力作業を在宅スタッフに依頼しています。
溜まった入力作業を焦ってやることがなくなったので、精神的な負担はすごく減りました。
これまでは、仕事を与えられ、それがしんどくなったときは環境を変えてもらうか、
あとは自分でとにかく早くやるという方法でしか解決できませんでした。
しかし今は、在宅スタッフと仕事をすることで「自分で道を切り拓いて、
自分で時間を削減することができた」という実感があります。
最初は大変なこともありましたが、軌道に乗せることができて自信になりました。
『在宅っくす。』の紹介はこちら
「在宅スタッフ活用」についてのセミナーはこちら
人材採用が難しい時代の、解決方法の一つ
―在宅スタッフ活用を始めようと思われたきっかけを教えてください。
人が辞めたから代わりの人を採用…と言っても、
いままでのように求人募集を出しても手応えのある応募は少ないのが実情です。
これは自分の部署の採用現場で、ひしひしと感じていました。
そんな折、エヌエムシイが「在宅スタッフ活用」セミナーを行っていると聞きました。
「これは行くべきだ」と体が動きましたね。
「在宅」というキーワードにタイムリーな何かを感じたからです。
すぐに導入すべきと思ったので、セミナーに参加し導入に至りました。
在宅スタッフには大きなポテンシャルを感じている
―『在宅っくす。』の導入後の変化を教えてください。
今回在宅スタッフ活用を始めたことで、職員も成長できたと感じています。
関わった職員は高い意識をもって取り組んでくれましたし、
どうやったらうまくいくのかを自ら考えて実行していました。
パート職員の業務ステージを上げたいという社長の思いに応えてくれています。
社員が育ってきたことにより、新しいお客様の担当を社員に分散できるようになりました。
これまでは私が新規開拓し、そのお客様を担当する役割でしたが、それには限界があります。
在宅スタッフに担当してもらえる業務範囲にも大きなポテンシャルを感じているので、
社員、パート職員、在宅スタッフを含めた発展的な組織構成が、今後可能になると思います。
『在宅っくす。』の紹介はこちら
「在宅スタッフ活用」についてのセミナーはこちら
AIに取って代わられることのないスキルを
―まず初めに、在宅スタッフ活用を始めた理由を教えてください。
パート職員の教育・育成に力を入れたいと考えたためです。
私たちの事務所のパート職員は、会計入力や月次処理といった業務をメインに行っています。
しかしこれからは会計業務がＡＩに取って代わられ、無くなっていくと言われる時代です。
ですから社員はもちろん、パート職員にも、
ＡＩに取って代わられることのないスキルを身に着けてほしいと考えています。
これまで時間をかけていた入力処理を在宅スタッフにお願いする体制を作ることで、
そのチャレンジを後押ししたいと考えたのが、在宅スタッフ活用を始めたきっかけです。
職員のチャレンジを後押ししたい
ＡＩに取って代わられないスキルとは何かと言えば、色々な議論があると思います。
それを私は、「できるだけ今までやったことのない仕事」にチャレンジすることで
見つけてほしいと考えています。
彼女たちは家庭を持ち、子育てをするなどそれぞれの事情があります。
例えば子育てから手が離れ、また仕事というステージに戻りたいと思っても、
月次処理や入力処理など単純作業しかできなければ、戻る場所は残されているのでしょうか。
スキルを養うための業務は、事務所にたくさんあります。
社員はもちろんですが、パート職員にもぜひチャレンジして欲しいです。
うまくいくための仕組みが揃っている
CASH RADAR PBシステム
―エヌエムシイの『在宅っくす。』を選ばれた理由を教えてください。
じつは以前、在宅業務にチャレンジしたことがあるのです。
退職する際「在宅でなら仕事ができます」と言う社員がいたので始めたものの、
結果としてはうまくいきませんでした。
仕組みがないためにリスクやコストがかかってしまい、続かなかったのです。
エヌエムシイのCASH RADARは、データ化した資料の受け渡しや、
業務の受発注、検収チェックまでがシステム化されています。
当時うまくいかなかった問題を解消する仕組みが揃っています。
これなら進められるなと感じました。