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顧問先400件を抱える関東の事務所様のお話です。
私たちエヌエムシイは立上に失敗をしたという苦い思いのある事務所様です。

まずご契約後、所長先生は全幅の信頼を寄せる2人の課長を指名し、在宅活用の指揮を任せました。課長2人は、次のようなお考えでした。

ちょっと残念に思ってしまう事例も匿名でご紹介をさせていただきます。
2019年11月に『在宅っくす。』のご契約をいただいた事務所の職員さんのお話です。

在宅スタッフさんに「前の月の仕訳を参考に入力してください」という
簡単な指示で帳簿作成の依頼を出しました。
ほどなく、在宅スタッフさんが作業を終了して納品。
納品された帳簿を見て、「前の月と同じって言ったのに全然ダメ。全部やり直し。
一度全部削除して仕訳を入れ直すわ。」と、この職員さんが怒り爆発。

この職員さん、完璧主義っていうのか、几帳面というのか、元帳職人というのか、
とにかく摘要に物凄いこだわりを持っていたのです。
下記はこだわりの摘要の一例です。

システム開発に何年で何千万円をかけたことにより、独自のシステムを構築。
そんなことを中小企業が出来る訳がありません。
全国の殆どの会計事務所にも同じことが言えることでしょう。

では、諦めるべきなのか。
諦めるのではなく、既存のシステムに仕事を合わせるべきなのです。
合わせようとすれば、既存の業務の仕組みにメスをいれなければならないでしょう。
メスを入れてでも、既存のシステムに合わせようとしなければ、
いつまで待ってもピタリと合うシステムが見つかることはありません。

テレワークを行おうとしたとき、差し当たっての会計事務所の問題は何だったでしょう。

設備の不十分さ、そして何より長年積み重ねた紙文化だったのではないでしょうか。
設備は整えるしかありません。
紙はデータにするしかありません。
そして、データで仕事を行うのです。

ところで『在宅っくす。』を契約された会計事務所の所長先生は、
システムに業務を合わせることに挑戦されました。
それは決して楽な挑戦ではなかったと思います。
でも、既存のシステム・仕組みに合わせる努力をしたことで目的を達成したのです。

では、目的って何だったのでしょう。どんな問題を解決したかったのでしょう。
・残業体質から抜け出したい
・人が採用できなくて今いる職員に負担が続いていて困っている
・退職者が出るたびに帳簿作成の引継がうまく行かず、お客様にご迷惑をかけている

あなたの事務所も挑戦してみませんか。

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【INDEX】
0:14　「在宅っくす。」を導入したきっかけ
1:44　導入して6カ月間での効果

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【INDEX】
0:15　ユース会計社の成り立ちと現状
1:11　「在宅っくす。」を始めた経緯
1:44　「在宅っくす。」を利用してみた感想
2:13　「在宅っくす。」で今後頼みたい業務は？
2:37　他社の外注サービスとの違いは？
3:09　多様な働き方への対応は？

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庄司会計協働事務所は、2010年に東京都国立市で開業。
2018年に『在宅っくす。』を導入いただき、現在は「業務の見える化」を実現する仕組み作りに取り組まれています。

決め手は、システム上で進捗確認できる仕組み

――『在宅っくす。』を導入した経緯を教えていただけますか？

私たちのこれまでの取り組みでは一人30件も担当すると業務がパンクして退職者が出ていたのです。
採用も年を追うごとに厳しくなっており、今後に不安を抱えていました。
そこで担当者の負担を減らせる仕組みにしようと、パート活用等数々のセミナーに参加しましたがピンときませんでした。
色々な仕組みを調べているうちに、製販分離自体はそれほど難しくないと思い至りました。
それよりも最大の関心事は進捗確認が出来るかどうかに移っていったのです。

――導入されていかがでしょうか。

業務のフローを「見える化」するシステムをどうやって取り入れていこうかと思っていた時に、
結局、業務管理システムが搭載されているＣＡＳＨ　ＲＡＤＡＲ ＰＢシステムが最適でした。
更に在宅スタッフ紹介のおかげで採用・教育・場所の確保という心配事も一度に減りました。

庄司会計協働事務所
所長　：庄司　雅　様

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株式会社エヌエムシイは2020年6月2日、経済産業省が推進する、
令和元年度補正予算「サービス等生産性向上IT導入支援事業(通称：IT導入補助金)」の
代理申請を行うIT導入支援事業者に採択され、サービス『在宅っくす。』が
ITツールとして補助対象になりました。是非この機会にご検討ください。

【対象サービス】『在宅っくす。』
※IT導入補助金の詳細はこちらをご覧ください。

 

ご質問、ご相談は下記までお問い合わせください。

【お問い合わせ】
　株式会社エヌエムシイ　会計事務所支援部
　お問い合わせフォームはこちら
　FAX: 03-5354-5201

税理士法人 大石会計事務所 代表社員 税理士　大石 豊司 先生

東京都国立市にある税理士法人大石会計事務所では、2018年6月に『在宅っくす』を導入いただきました。
現在は8名の在宅スタッフを抱え、事務所の効率化を進めていらっしゃいます。
今回は、所長の大石先生に『在宅っくす。』導入に至った経緯と事務所の変化についてお聞きしました。

生産性を上げたかった

――『在宅っくす。』を導入した経緯を教えていただけますか？

所内で、生産性を上げたいという話をしていました。
担当先が増えても今より早く帰ることができる仕組みを作りたかった。
その為には省力化を図らなければいけない。
そんなとき、『在宅っくす。』の存在を知り、スタッフ数名を連れてエヌエムシイさんのオフィスに伺いました。
詳しい話を聞いてみて、反対するスタッフがいなかったんですね。
それで即決しました。

――導入してみていかがでしょうか。

導入から半年で、60社の入力業務を在宅スタッフに依頼できるようになりました。
弊社では、お客様の元へ伺う経理代行の需要も高まっています。
しかし、単純に増員するだけでは生産性が上がりません。
今は、在宅スタッフへ仕事をシフトすることで、なるべく担当者の手を空けようという声が
社員のなかから出てくるようになりました。
10名の在宅スタッフに毎月150件を依頼することが目標です。

大石先生と、プロジェクトメンバーの 占部さん（左）と大野さん（右） 「『それ面白そう』と前向きな反応を示した２名を選んだ」と大石先生。 二人の努力と熱意は周囲にも伝わり、参加するメンバーも増え、プロジェクトは絶賛拡大中。

 

『在宅っくす。』導入で希望の光が見えた

――入力業務を在宅スタッフへ外注化し、その他の業務に時間を割けるようになったのですね。他に変化はありましたか？

在宅スタッフの入力スキルはとても高いです。
そのため、依頼するこちら側も、資料等をしっかり準備しなければならないという気持ちになります。
それが、今まで不十分だった事務所全体の標準化に取組む良い機会になっています。

また、事務所内の紙が圧倒的に減りました。
今は、画像データ化したデータをいつでも確認できるため、資料はすぐに返します。
これにより、紙も場所もかなり無駄を省くことができました。
『在宅っくす。』に希望の光を感じています。

ありがとうございました。今後も引き続き、お手伝いさせていただきます！

 

 

事務所名：税理士法人 大石会計事務所 所在地：〒186-0002　東京都国立市東1-4-20 イーストワン国立2F TEL:042-574-3900 創業：1989年8月 代表社員： 税理士　大石 豊司 生まれ：1959年　山梨県河口湖町生 『会社は大人の学校』という理念のもと、会社の在り方を『お客様のため、世の中のためになる人材を育てる場所』と位置付け様々な取り組みを行っている。

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