『私書箱』導入が成功する事務所様に共通していること
1.所長が明確に方針を打ち出している
所長の導入を決断した想いが職員さんにしっかり伝わっています。
2.本気で取り組む職員さんがいる
『私書箱』の良さを実感して他の職員さんを巻き込み、
事務所のために、お客様のために本気になって導入しようとする
職員さんがいらっしゃいます。
3.お客様に導入したら積極的に利用している
お客様に慣れていただくため、質疑応答を頻繁に利用しています。
お客様から返信をいただくことで職員さん達の自信も深まります。
立上支援で心がけていること
カスタマーフロント マネージャー 矢口健一
新しいことに取り組むのは、誰でも最初は不安があります。
その不安をできるだけ取り除けるように好事例をお伝えしたり、
事前準備を一緒に行ったりします。
また、職員さんが自信をもって取り組めるように連絡を密におこなうよう心がけています。
そして、うまくいった時にはみんなで喜びを分かち合います。
どんなプロジェクトでも途中で大なり小なり必ず障壁はあります。
でも、所長先生や職員さんと一緒に乗り越えて「
いろいろあったけどあの時やってよかった」と言っていただける時が、
一番嬉しい瞬間です。
これからも、より多くの事務所様から「やってよかった！」と言っていただける様な
支援をしてまいりたいと思います。
本記事はNMC通信第32号にも掲載されております。
智創税理士法人 盛岡事務所
代表社員・税理士 楢山直孝 様
【INDEX】
0:00:15 税理士法人の成り立ち
0:01:08 『私書箱』導入のきっかけについて
0:03:21 『私書箱』導入に向けた前準備
0:04:01 『私書箱』活用を所内全体に広げる試み
【関連動画】
『私書箱』 の活用方法と今後について
『私書箱』 を活用した事務所とお客様のコミュニケーション
職員から見た『私書箱』導入とその効果について
『私書箱』についてはこちら
【サービスのお問い合わせ】こちら
『私書箱』や「在宅スタッフ活用」の実践事例を公開する
「エヌエムシイ税理士法人 実践事例公開セミナー」はこちら
智創税理士法人 盛岡事務所
代表社員・税理士 楢山直孝 様
【INDEX】
0:00:18 「質疑応答」を通じた担当者へのアドバイス
0:01:28 「質疑応答」がいつでも確認できる所長のメリット
0:02:33 「報告書」の活用方法について
0:02:55 「申告書・資料等」の活用方法について
0:03:14 実際に利用してみての感想
0:03:58 『私書箱』導入実績と今後について
【関連動画】
『私書箱』 導入の 経緯とプロジェクトの前準備
『私書箱』 を活用した事務所とお客様のコミュニケーション
職員から見た『私書箱』導入とその効果について
『私書箱』についてはこちら
【サービスのお問い合わせ】こちら
『私書箱』や「在宅スタッフ活用」の実践事例を公開する
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智創税理士法人 盛岡事務所
監査部第2チーム リーダー 下道智也 様
【INDEX】
0:00:18 所長から『私書箱』システムを導入すると聞いてどう思われましたか
0:00:44 担当先のお客様への『私書箱』提案はうまくいきましたか
0:01:54 お客様に最初に使い始めていただいたのはどのメニューですか
0:02:18 『私書箱』を導入したお客様の反応など教えてください
0:03:06 複数の事務所担当者が役割分担して対応するケースもあるそうですね
0:03:54 所長が『私書箱』上に登場した時のお客様の反応に違いはありますか
0:04:28 『私書箱』導入を事務所全体に広げるための取り組み
0:04:57 『私書箱』活用の今後について教えてください
【関連動画】
『私書箱』 導入の 経緯とプロジェクトの前準備
『私書箱』 の活用方法と今後について
職員から見た『私書箱』導入とその効果について
『私書箱』についてはこちら
【サービスのお問い合わせ】こちら
『私書箱』や「在宅スタッフ活用」の実践事例を公開する
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智創税理士法人 盛岡事務所
監査部第4チーム リーダー 阿部裕二 様
【INDEX】
0:00:18 所長から『私書箱』導入のプロジェクトメンバーに選ばれてどうでしたか
0:00:50 『私書箱』を導入するお客様はどのように選びましたか
0:01:36 日常的にはどのように活用されていますか
0:02:01 所長と情報共有することによるメリットがありますか
0:02:41 「報告書」はどのように使われていますか
0:03:27 プロジェクトメンバーとして事務所全体に広げる苦労はありましたか
0:04:06 ご自身は『私書箱』を使ってみて良さを実感していますか
0:04:38 これまでに引継ぎで苦労された経験があるということですか
【関連動画】
『私書箱』 導入の 経緯とプロジェクトの前準備
『私書箱』 の活用方法と今後について
『私書箱』を活用した事務所とお客様のコミュニケーション
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『私書箱』や「在宅スタッフ活用」の実践事例を公開する
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大森明郎税理士事務所
所長・税理士 大森明郎 様
【INDEX】
0:00:14 事務所の沿革について
0:00:32 『私書箱』導入の決め手
【関連動画】
こういう職員に任せたら『私書箱』活用が上手くいきました
所長の『私書箱』効果。見えなかった職員の○○が見える化！
「私書箱」についてはこちら
「情報共有化」セミナーはこちら
【サービスのお問い合わせ】こちら
大森明郎税理士事務所
所長・税理士 大森明郎 様
【INDEX】
0:00:14 『私書箱』活用事務所での進め方
0:00:24 『私書箱』活用の効果
【関連動画】
もう引き継ぎ書は不要！担当替えを円滑化する方法
所長の『私書箱』効果。見えなかった職員の○○が見える化！
「私書箱」についてはこちら
「情報共有化」セミナーはこちら
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大森明郎税理士事務所
所長・税理士 大森明郎 様
【INDEX】
0:00:14 所長先生はどのように『私書箱』をチェックしていますか
0:00:24 『私書箱』活用の効果
0:01:09 今後の展望
【関連動画】
もう引き継ぎ書は不要！担当替えを円滑化する方法
こういう職員に任せたら『私書箱』活用が上手くいきました
「私書箱」についてはこちら
「情報共有化」セミナーはこちら
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お客様とのコミュニケーションをオープンに！
会計事務所の仕事は、担当者とお客様だけの閉ざされたコミュニケーションになりがちです。
それは、事務所にとっても、お客様にとっても良いことではありません。
『私書箱』は、お客様とだけではなく、所内の職員全員との情報共有も可能になります。
オープンにやり取りが行われるようになると、
所長や前任者など全員で確認しながら進めることができるようになります。
お客様はいつでも所長や税理士に連絡が取れるため、より身近に感じていただけるはずです。
また、普段のやり取りを所長や税理士も見ているため、
担当者が一人で対応するよりも安心感を持っていただけます。
業務の見える化でトラブルを未然に防ぐ
もし、お客様に間違った案内やふさわしくない対応をしていたとき、
メールや電話だと他の職員や所長が気付けないことがあります。
『私書箱』は、所長や他の職員もやり取りを確認できるため、
それらに気付くことが可能です。
担当者が休みや不在の時は、他の担当者に返信してもらうこともできます。
お客様とっては、いつでもすぐにレスポンスしてもらえるというメリットがあります。
担当者とお客様だけの閉じたコミュニケーションではなく、
事務所全体でフォローしながら進めることができるようになるため、お客様の満足度も上がるのです。
会計事務所の大問題！担当者変更がスムーズに行える
会計事務所では、担当者の交代というのは避けては通れません。
しかし、トラブルが起きやすい問題でもあり、
頭を悩ませている会計事務所が多いのではないでしょうか。
『私書箱』は、そんな悩みを解決するツールです。
今までの担当者とお客様のやり取りすべてが記録されているため、
口頭での引継ぎや指導では行き届かない、細かいニュアンスを伝えることができます。
担当者はその都度前担当者に確認しなくてもよくなりますし、
お客様に何度も同じことを聞いてしまうといったことを防ぐことができます。
今までよりも格段に、担当者引継ぎはスムーズに進むようになります。
それにより一番喜ばれるのはお客様です。
担当者が交代するということは、お客様に多少なりとも不安やストレスを感じさせることでしょう。
しかし、できる限りサービスを変えずに交代することできれば、
お客様への負担を減らすだけでなく事務所への信頼感も増すはずです。
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私書箱⑦こうして、お客様満足度がアップする！
『私書箱』システムの紹介はこちら
『私書箱』を使った「情報共有化支援」サービスの案内はこちら
「情報共有化支援」サービスについてのセミナーはこちら
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私書箱④クラウド保管でペーパレス化！もう紙を探さない
私書箱⑤サービスを標準化・単純化・均質化させるWebツール
私書箱⑥圧倒的な効率の良さで、業務が劇的に変化する！
私書箱⑦こうして、お客様満足度がアップする！
どれだけの時間をロスしているか
会計事務所は、特に繁忙期は電話が殺到し、常に担当職員はその対応に追われます。
なかなか実務に取りかかれず、作業ができるのはお客様対応が終わった夜から…
ということも多いのではないでしょうか。
『私書箱』を使うと、急ぎの要件でない限り
対応するタイミングを担当者自身でコントロールできるようになります。
一つ一つの対応はわずかな時間かもしれません。
しかし、それが積み重なるとどれほどの時間をロスしているか。
業務を中断しなくて済むことで日々の業務効率は大幅にアップするのです。
－利用者の声－
会計事務所の「紙でないと」の思い込み
2010年に『私書箱』がリリースされる前までは、
エヌエムシイ税理士法人でも資料はコピーをとってファイルに綴っていました。
あいうえお順でお客様のファイルが保管されており、
税理士や担当職員は棚からお客様のファイルを席に持ってきて確認します。
当然、誰かがファイルを使っていれば他の人は使えません。それが当たり前でした。
現在は『私書箱』を開くことで何人でも（※）閲覧ができますので、
効率よく仕事が進みます。
(※閲覧制限をかけることができます。)
『私書箱』の導入当初は、データで資料を管理することに難色を示す職員や、
「紙で見ないと仕事がやりにくい」という職員や税理士先生は必ずいらっしゃいます。
しかし、そのようにおっしゃっていた方々も、
今では全く問題なく使っていただけているのです。
「紙でないと」、本当に仕事はできないのでしょうか。
慣れてしまえば、案外それは思い込みだったと気が付くかもしれません。
やらない理由が見つからない！
これまでの仕事の進め方が変わっていくことに抵抗を感じる気持ちもわかりますが、
ペーパレス化した事務所の整然としたオフィス環境をご覧いただければ
データ化しない理由が見つからないと思います。
事務所全体やお客様と共有できる環境を構築することは、
圧倒的な効率化と時短をもたらします。
引継ぎや新人育成にかかる時間だけでなく、
それらがうまくいかなかった場合の対処にかかる時間まで節約できるためです。
「もっと時間があれば…」「やりたくてもできない」と、思っていませんか？
無駄を省いた時間から生まれる、より質の高いサービス。
それこそが、『私書箱』を使う最大のメリットではないでしょうか。
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