私書箱 | 株式会社エヌエムシイ - NMC corporation Ltd.

私書箱⑤サービスを標準化・単純化・均質化させるWebツール

担当者引継ぎ時のトラブルがなくなる！

会計事務所では、担当者の交代というのは避けては通れません。
しかし、お客様にとっては不安やストレスに感じられる方も多く、
トラブルが起きやすい問題でもあります。

口頭だと、前任者から一通り引継ぎをしても、細かいところまでは引継ぎができません。
例えばお客様との過去の細かいやり取りなどです。
また、前々任者が気を付けていた事項の中には、前任者も知らないことがあります。

『私書箱』には、それらも含めて過去のやり取りがすべて蓄積されているので、
お客様の質問の内容などや社長のクセのようなものまで、すべて把握できます。

『私書箱』は担当者以外も見ることができるので、「去年はこうでした」など、
引継ぎの補足事項があれば前任者から伝えることができます。
しばらくは情報を共有しながら進めることで、引継ぎがスムーズになるのです。

もう、新人の育成で悩まない！

『私書箱』は職員なら誰でもすべての担当先を確認できるようになっているため、
一つのお客様を複数人で担当することが可能になります。

例えば、新人職員と経験値の高い先輩とで担当を組み、回答に自信がないときは
仮登録の時点で先輩に確認をしてもらってからお客様に送る、といった使い方ができます。
お客様からの質問に対して十分な準備をしてから回答できるため
新人にとっても先輩にとっても安心です。

新人職員にとって、常に先輩や上司が確認してくれている状況は安心感があります。
自然とOJT（On-the-Job Training）になるため、
先輩や上司の時間を取ることなく、成長の機会をより多く作ることができます。

「標準化・単純化・均質化」することの最大の効果　

資料をデータ化してクラウド上で保管し、やり取りを蓄積することで
事務所のサービスを「標準化」することができます。
そして、同一のツールを使ってお客様対応を行うことで、
担当者の業務を「単純化」し「均質化」することができます。

それにより一番喜ばれるのはお客様です。
担当者が変わってもサービスが変わらないため、担当者交代の不満も少なくなるでしょう。
事務所全体で見てくれているため、安心感を持っていただけるはずです。

『私書箱』を使って「標準化・単純化・均質化」をすることの最大のメリットは、
お客様満足度が上がることといえます。

『私書箱』システムの紹介はこちら
『私書箱』を使った「情報共有化支援」サービスの案内はこちら
「情報共有化支援」サービスについてのセミナーはこちら

『私書箱』の「申告書・資料等」メニューとは？

「申告書・資料等」メニューは重要な書類などを保管する場所として活用します。
保管してある書類はお客様も見られますので、
自由にダウンロードしていただくことが可能です。
欲しい書類のために時間をかけて探したり、事務所に電話して郵送してもらったりといった、
双方の時間のロスを減らすことができます。

クラウド保管で徹底したペーパーレス化

『私書箱』の「申告書・資料等」メニューでは、データ化した申告書や決算書、
各種届出書、定款、謄本などをお客様ごとに保管し共有します。

資料は一覧で見ることができるので、管理がしやすく
探し出すのが容易であることが特徴です。
これはとても重要で、「見やすい・出しやすい」というのは時短になるだけでなく、
業務の抜け漏れを防止するのに大変役立ちます。

今まで大量の紙をファイルに綴って保管していたものが、すべてパソコンの中に。
ペーパーレス化した事務所の整然としたオフィスを見ていただければ、
データ化しない理由は見つからないでしょう。

圧倒的な効率の良さで、業務の時短を実現！

申告書などを『私書箱』で保管しておくことは、
事務所だけでなくお客様側にもメリットがあります。

例えば、銀行に提出する資料が必要になったとき、
お客様がご自身で『私書箱』から印刷することができます。
わざわざ事務所に連絡し、コピーを送ってもらう必要はありません。
例えば、過去に提出した届出類を確認したいとき、
膨大な紙の中から時間をかけて探し出すこともありません。

このように、今まで当たり前だったことが
業務時間のロスになっていたことに気がつくはずです。
やらなくてもいい業務を手放して、お客様のために使える時間にしませんか？

-利用者の声-

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『私書箱』の「報告書」メニューとは？

毎月の監査報告や打ち合わせ後の議事録を『私書箱』の「報告書」メニューで記録します。
お客様の経理担当者だけでなく、社長にもチェックしていただけるため
「承認機能」を用いて税理士の署名入りの報告書を送信すれば、
お客様に安心していただけるでしょう。

また、記録は蓄積されるため、報告内容を複製して加工することで
作業時間の短縮が可能になります。
頻度の多い報告業務を、効率化することができます。

監査や打ち合わせの内容を見える化する

担当者は、毎月の監査内容をまとめた報告書を『私書箱』上に作成します。
それを上司が点検し、所長の確認・承認がおりたらお客様へ送信されます。
議事録も同様です。

今まで見えなかった、担当者とお客様が話した内容や関係性など
所長もその都度把握することができるようになります。
また、誰かが見ているという緊張感と安心感が生まれるため、
所長だけでなく担当者にとっても、働きやすい環境になります。

また、『私書箱』を使えば、トラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。
担当者とお客様の両方にとって備忘録となり会話の内容を忘れることもありません。
事務所側もお客様側も、報告内容を複数名で把握することができるため、
双方で確認しながら進めることができるようになります。

効率だけでなく、お客様満足度もアップする！

報告書を書くときは、前回のものをコピーして使用します。
そこに、今回書きたいことなどを盛り込んで、バージョンアップしていきます。
私書箱に過去のデータが蓄積されているため、
報告書をゼロから作らずに済み大幅な時短になります。

また、お客様との打ち合わせ前には過去の報告書を一度に振り替えることができます。
税理士や所長が同席する場合には、過去の報告書や議事録を把握することで、
面談をスムーズに行うことができ、お客様に信頼していただけるはずです。

-利用者の声-

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『私書箱』の「質疑応答」メニューとは？

担当者とお客様の質問などのやり取りを、
『私書箱』の「質疑応答」メニューで行います。

チャットのような形式になっているため、
メールのように毎回丁寧な挨拶を入れる必要はありません。
職員にとっても、お客様にとっても時短が可能になります。

また、事務所内の全員が見える形で記録が残るため、
1対1になりがちなお客様とのやり取りを見える化することができます。

業務の見える化でトラブルを未然に防ぐ

もし、お客様に間違った案内やふさわしくない対応をしていたとき、
メールや電話だと他の職員や所長が気付けないことがあります。
『私書箱』は、所長や他の職員もやり取りを確認できるため、
それらに気付くことが可能です。

担当者が休みや不在のときは、他の担当者に返信してもらうこともできます。
お客様とっては、いつでもすぐにレスポンスしてもらえるというメリットがあります。
担当者とお客様だけの閉じたコミュニケーションではなく、
事務所全体でフォローしながら進めることができるようになるため
お客様の満足度も上がるのです。

もう、新人育成や担当者引継ぎに時間を取られない！

担当者の引継ぎや新人育成は、時間も労力も使います。
マニュアルを用意したり、研修をしたりしても、
実際にはなかなかうまくいかない…なんてことも多いのでは？

『私書箱』は、そんな悩みを解決するツールです。
メールだと送られた相手しか内容が分かりませんが、
『私書箱』は今までの担当者とお客様のやり取りすべてが記録されています。
口頭での引継ぎや指導では行き届かない、細かいニュアンスを伝えることができます。

そのため、担当者引継ぎ後、その都度前任者に確認する必要がなくなります。

それにより、担当者引継ぎはスムーズに進みますし、
新人にとっては自然とOJT（On-the-Job Training）になるのです。

-利用者の声-

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時短・効率化・仕事の見える化を実現するクラウドシステム

会計事務所の業務は、日々お客様との様々なやり取りを伴います。
電話やメールで連絡を取り合い、資料の受け渡しは郵送か訪問、
というのが一般的なスタイルですよね。

『私書箱』は、これらのお客様とのやり取りをすべてWeb上で行うことができます。
クラウドシステムなので、お客様も事務所も、いつでもどこにいても、
欲しい情報を自由に得ることができます。

業務の時短や効率化、仕事の見える化を課題とする事務所は少なくありません。
これらを可能にするのが、クラウドシステム『私書箱』なのです。

では、これらを可能にする『私書箱』の3つのメニューを紹介します。

①『私書箱』の「質疑応答」メニューとは？

担当者とお客様の質問などのやり取りを、
『私書箱』の「質疑応答」メニューで行います。

また、事務所内の全員が見える形で記録が残るため、
1対1になりがちなお客様とのやり取りを見える化することができます。

②『私書箱』の「報告書」メニューとは？

毎月の監査報告や打ち合わせ後の議事録を
『私書箱』の「報告書」メニューで記録します。
記録は蓄積されるため、報告内容をコピペして加工することで
作業時間の効率化が可能になります。

事務所側についている「承認機能」を用いて税理士の署名入りの報告書を送信すれば、
お客様の印象も良くなります。
お客様の経理担当者だけでなく、社長にもチェックしていただくことができます。

③『私書箱』の「申告書・資料等」メニューとは？

「申告書・資料等」メニューは重要な書類などを保管する場所として活用します。
保管してある書類はお客様も見られますので、
自由にダウンロードしていただくことが可能です。

欲しい書類のために時間をかけて探したり、
事務所に電話して郵送してもらったりといった
双方の時間のロスを減らすことができます。

お客様と事務所共通の書庫となり、ペーパレス化にも貢献します。

事務所の課題を解決し、お客様の満足度を上げる！

『私書箱』は、お客様とだけではなく、
所内の職員全員との情報共有も可能になります。

会計事務所の仕事は、担当者とお客様だけの
閉ざされたコミュニケーションになりがちです。
それは、事務所にとっても、お客様にとっても良いことではありません。

『私書箱』によってオープンにやり取りが行われるようになると、
所長や前任者など全員で確認しながら進めることができるようになります。
所長や税理士も見ているので、お客様にとっても安心感があるのです。

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株式会社エヌエムシイが提供する『私書箱』『情報共有化支援』が2020年6月24日、
経済産業省が推進する、令和元年度補正予算「サービス等生産性向上IT導入支援事業
(通称：IT導入補助金)」のITツールとして補助対象になりました。
是非この機会にご検討ください。

【対象サービス】
『私書箱』
『情報共有化支援』

※IT導入補助金の詳細はこちらをご覧ください。

ご質問、ご相談は下記までお問い合わせください。

【お問い合わせ】
　株式会社エヌエムシイ　会計事務所支援部
　お問い合わせフォームはこちら
　FAX: 03-5354-5201

【INDEX】
0:09　「私書箱」を導入するために行った事
1:03　「私書箱」の主な活用方法
1:44　佐藤代表の「私書箱」の使い方とその効果
2:28　担当替えでの「私書箱」の活用方法
2:53　「私書箱」の活用方法のまとめ

『私書箱』システムについてはこちら
『情報共有化支援』サービスについてはこちら

【サービスのお問い合わせ】こちら

会計事務所の顧問先企業様は、どのように『私書箱』を活用しているのでしょうか。経理担当者様にお話をお聞きしました。

連絡・相談――。やり取りの内容は様々

――『私書箱』を使って、会計事務所とどのようなやり取りをしていますか。

主に「質疑応答」メニューを使っての報告や相談です。会社の数字は私がＰＢＳに入力し、「資料を送りました」といった報告を『私書箱』でおこないます。その資料と、入力データを会計事務所がチェックし、報告書という形で『私書箱』にアップしてくれます。当社と会計事務所が少し遠距離ということもあり、担当者の方と会うのは主に決算前後の打ち合わせで年に２回程度です。打合せ日時の連絡も『私書箱』で行っています。相手の都合を気にせず質問をしておけるところは本当に助かりますね。

会計事務所との距離が気にならない

――遠距離のため、会計事務所の担当者とは頻繁に顔を合わせないとのことでしたが、不便を感じることはありませんか。

　『私書箱』には、それを感じさせない工夫がたくさんあると思います。例えば質疑応答メニューには、担当者の方の顔写真アイコンが添付されています。『私書箱』でやり取りをしているだけで、担当の方と会った気分になれる。そういった小さな工夫が、会計事務所との距離を忘れさせてくれますね。

『私書箱』を通じていつでも担当者に会った気分になる。遠方のお客様にもおすすめのシステムです。

『私書箱』を活用するとクレームが減る！？

事務所の立ち上げ当初は所長先生ご自身が顧問先への業務をされていたかと思いますが、
顧問先の数が増えてくると、お客様の対応や会計処理を徐々に職員に移行して直接行わせるようになっていきます。
その結果、所長先生はお客様の顔が見えなくなったり、担当する職員から報告を聞かないと、
お客様の状況が分からなくなったりしていきます。
そして知らないうちにクレームへと発展するケースは数多くあることでしょう。

それは、職員の仕事内容が見えていない、把握できていないということが原因ではないでしょうか。
お客様の数が増えれば増えるほど、「サービス内容が低下」では、本末転倒ですよね。
『私書箱』を活用すれば、職員とお客様のやり取りが全て「見える化」されます。
職員の仕事が見えるようになることで、所長のマネジメントスタイルが変わる。『私書箱』はそんなシステムです。

会計事務所の顧問先企業様は、どのように『私書箱』を活用されているのでしょうか。
社長、経理担当者様にお話を伺いました。

経理担当者様「質問も確認も、自分ペースで」

――『私書箱』をどのように活用されていますか。

会計事務所に質問があるときや、資料を送りたいときがメインです。
『私書箱』では「それほど急がないけれど、ちょっと聞いておきたい」という質問も、担当者の方の予定を気にせずにポンと投げておくことができます。
回答をいただいた場合も、自分のタイミングで確認できるので便利ですね。
また過去の質問や回答はすべて『私書箱』に保存されているので、わからないときは検索して探せる機能も重宝しています。

社長「報告書はいつでもチェックができて、数字を把握」

――社長も『私書箱』をご覧になりますか。

会計事務所は２カ月に一度、帳簿をまとめて『私書箱』で報告してくれます。
私は会計ソフトを毎日開いて数字を確認していますが、期間ごとの数字は常時把握しておきたいので、
会計事務所が『私書箱』にアップする報告書は、来るたびに必ずチェックしています。
経営者にとって、数字を把握していることは当たり前のことですからね。

お客様とのスムーズなコミュニケーションを助ける『私書箱』。
社長、経理担当者様それぞれの立場で、
『私書箱』を上手に活用されています。是非、顧問先様にお勧めしてみませんか？

私書箱⑤サービスを標準化・単純化・均質化させるWebツール

担当者引継ぎ時のトラブルがなくなる！

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「標準化・単純化・均質化」することの最大の効果

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-利用者の声-

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監査や打ち合わせの内容を見える化する

効率だけでなく、お客様満足度もアップする！

-利用者の声-

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-利用者の声-

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時短・効率化・仕事の見える化を実現するクラウドシステム

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②『私書箱』の「報告書」メニューとは？

③『私書箱』の「申告書・資料等」メニューとは？

事務所の課題を解決し、お客様の満足度を上げる！

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連絡・相談――。やり取りの内容は様々

――『私書箱』を使って、会計事務所とどのようなやり取りをしていますか。

会計事務所との距離が気にならない

――遠距離のため、会計事務所の担当者とは頻繁に顔を合わせないとのことでしたが、不便を感じることはありませんか。

『私書箱』を活用するとクレームが減る！？

経理担当者様「質問も確認も、自分ペースで」

――『私書箱』をどのように活用されていますか。

社長「報告書はいつでもチェックができて、数字を把握」

――社長も『私書箱』をご覧になりますか。

「標準化・単純化・均質化」することの最大の効果　

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