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『私書箱』を活用するとクレームが減る！？

事務所の立ち上げ当初は所長先生ご自身が顧問先への業務をされていたかと思いますが、
顧問先の数が増えてくると、お客様の対応や会計処理を徐々に職員に移行して直接行わせるようになっていきます。
その結果、所長先生はお客様の顔が見えなくなったり、担当する職員から報告を聞かないと、
お客様の状況が分からなくなったりしていきます。
そして知らないうちにクレームへと発展するケースは数多くあることでしょう。

それは、職員の仕事内容が見えていない、把握できていないということが原因ではないでしょうか。
お客様の数が増えれば増えるほど、「サービス内容が低下」では、本末転倒ですよね。
『私書箱』を活用すれば、職員とお客様のやり取りが全て「見える化」されます。
職員の仕事が見えるようになることで、所長のマネジメントスタイルが変わる。『私書箱』はそんなシステムです。

Aさんのご主人は転勤族のためAさんが定職に就くことが難しく、在宅でのお仕事を選ばれました。
海外転勤やお子様の進学など、環境が変わられてもお仕事を続けてこられた理由を伺いました。

■在宅を始めたきっかけはなんですか？

主人が転勤族であることと子育て中ということもあって、なかなか外で働く機会が得られませんでした。
曜日を決められていたり、シフト制だったりすると、主人の所に行くのに休みを取りたくても気を使いますし。
以前、会計事務所に勤めていたましたので、経験を活かせる仕事を在宅という形でできるということを知って、すぐに応募しました。
自分の好きな時間に仕事ができるので、気が楽かなと思って。

■長く続けられる理由をお聞かせください

時間の使い方が自由なところが在宅のメリットですね。
通勤電車に乗らなくてもいい分、節約できる時間は大きいです。
普段も、業務の合間に買い物に行ったり夕ご飯の仕込みを済ませたり、ちょっとコーヒー飲んでから次の作業を進めたりしています。
旅行に行くときはスケジュール設定をして業務を受けないこともできますし、旅行前後でできると思ったときは、海外にいても受託することがありました。
家事育児と両立しながら自分のペースで仕事ができるので、無理なく続けられたのだと思います。

■会計事務所から好評価のようですね

今回の取材を通して、「事務所にとって貴重な戦力、欠かせない存在」だと言っていただいたことを知り、とても嬉しく思います。
会計事務所の担当者の方々は、他にやらなくてはいけない事がたくさんあると思います。
入力作業は私たち在宅スタッフが行って、担当者の方々にはお客様対応やその他の業務に集中していただけたらいいなと思っています。
毎月同じ依頼をいただけることが、信頼していただけている証だと思っています。
在宅でもお役に立てている実感を得られるので、やりがいがあります。

■在宅という働き方についてどう思われますか？

在宅スタッフの活用は是非進めたほうがいいと思います。
能力のある女性が結婚して子供を産んだということだけで仕事や収入を得られないというのは、社会全体にとっても家庭にとってもよくないことだと思います。
能力のある女性が家庭と両立しながら働くことができたら、日本全体がよくなるというか社会全体がハッピーになるのかなと思いますね。

エヌエムシイ税理士法人いわき事務所でCASH RADAR PBシステム（以下PBS）のオプション機能である『Moneytree連携』の推進キャンペーンを行いました。
計42件のお客様にご導入いただき、どのように設定や操作指導のサポートを行っていったのか。職員やお客様からの反応をお届けします。

３ステップで最短60分！超・省エネの運用サポート術

できるだけお客様に負担をかけずに使い方を覚えていただくために試行錯誤した結果、お客様を指導する役割分担を決め、3つのステップでサポートを行いました。

Step1　購入からデータ同期

作業を行うためにはインターネットバンキングのIDなど、お客様しか知らない情報が必要になりますので、同席をお願いするようにしています。その後、バンキングデータをPBSに「同期」するための簡単な科目設定を、私たちが行います。 初回の所要時間は30分程度です。

Step2　仕訳のルール化

Moneytreeに登録されたバンキングデータとPBSが同期されたら、それを仕訳に変換するための「ルール化」設定を行います。お客様の通帳取引種類の数にもよりますが、長くても1時間程度ですので、お客様の業務負担は少ないです。

Step3　操作指導

最後に、操作指導です。ルール化が済んでいる場合、取得したデータには自動的に勘定科目や摘要などの情報が紐づけられ、仕訳行が緑色で表示されます。ルール化された取引が多いほど、お客様の入力の手間が減っていくことになります。操作指導は複数回行う場合もありますが、所要時間は30分から1時間程度です。

このようにできるだけお客様の業務に影響が出ないようにサポートを進めています。 経理担当の方がいるお客様などは、ここまでのサポートを行えばルール化の追加設定はご自分でできる方もいらっしゃいます。

職員から喜びの声、続々

『Moneytree連携』機能は、職員からの評価も高いです。 代表的な2つの例をご紹介します。

1つ目は、「自計化のお客様の通帳残高が合うようになった」という点です。 手入力ではどうしても金額などの打ち間違えが起こります。お客様に『Moneytree連携』を活用していただければ、通帳残高は必ず合った状態で監査に入れるのでスムーズです。

2つ目は、「お客様独自の入力方法で行うということが少なくなった」という点です。 私たちが一度仕訳のルール化をしていれば、お客様は都度摘要や科目を選んだりする必要がなくなります。事務所職員にとっては、お客様が独自のやり方で入力したものを、後から補正するといった手間がなくなります。

記帳代行での活用術

事務所で記帳代行を行っているお客様の場合も、『Moneytree連携』を上手に活用することで事務所側の作業量が軽減されます。
前述のMoneytreeとPBSのデータ同期までの手続きが済んでいれば、事務所内でいつでもお客様のバンキングデータを取り込むことが可能です。例えばカード明細など取引の多いものは、一から入力するよりも楽ですし、残高も間違えることはありません。

新規のお客様の立上げや在宅スタッフ活用とのコラボも

最近では新規のお客様にも、最初から『Moneytree連携』オプション付きでPBSをご導入いただきます。最初に現金出納帳入力の操作指導に訪問するときにMoneytreeへの口座登録を済ませ、次回に銀行帳入力の指導に行く際には、ルール化を済ませた状態で説明できるようにしています。
また今後は在宅スタッフにも『Moneytree連携』を使用して作業効率を上げるなど、さらなる活用方法を進めています。

今回このキャンペーンに取り組んで、お客様は意外にインターネットバンキングを使っているということが分かりました。 お客様から「便利になった」といった声をこれからもたくさんいただけるように、サポートを続けていきます。

エヌエムシイ税理士法人　いわき事務所　木村明子
キャンペーンで『Moneytree連携』を導入されたお客様に対し、事務所の先頭に立って運用サポートを行っている。

本記事はNMC通信17号に掲載されております。

美容用品を取り扱う、ある会社のA社長は、CASH RADAR PBシステム（以下PBS)のクラウドの特長を上手く利用さています。
それは「ライセンス追加」という使い方。どのように経理業務に活かされているか伺いました。

経営者の願いを叶える「ライセンス追加」という使い方

A社長：
私は日頃から「管理会計をより重視してやりたい」と経理担当の社員に要望しています。
そのために作成してもらわなければならない資料もあります。
ただ、その資料の基になる会計入力が、経理担当の社員だけでは追い付かない場合もあります。
PBSは経理に詳しくなくても入力ができるシステムなので、ライセンスを追加して、他の社員に入力をサポートしてもらっています。　

会社を経営することは数字がすべてだと思います。
PBSが入っているパソコンがあれば、どこでもそれが見られます。ですから会計事務所に、
「ライセンスを増やしてほしい」と依頼したのです。もちろん私のパソコンにもPBSが入っていますよ。
知りたい数字が常にソフトに入っている。それを能動的に見に行ける仕組みであることが、経営者である私にとって一番のメリットですね。

会社の数字をリアルタイムに把握したい経営者のお立場から、貴重なご意見をいただきました。
これからも末永くPBSをご活用ください！

≪ライセンス追加とは≫
PBSのライセンスを追加発行し、別のパソコンにインストールすることで、会社のデータを複数のパソコンで扱えるようにする、クラウドならではの便利機能です。

• 発行数は無制限！
• 面倒な設定不要！
• Web上で即時発行！

税理士法人合同会計は、税理士法人と2つの会社を擁する、群馬県でも最大級の税理士法人グループです。

―導入のきっかけー

お客様により良いサービスを提供する為に、組織全体で研修を定期的に行う仕組みを作りたい。と2014年春から在宅スタッフの活用を始めました。

―取組みの徹底―

監査担当者の時間を徹底的に空ける為に「入力代行は社員にやらせない。全部在宅スタッフを使ってやってゆく」という覚悟で、入力に20分以上かかる先は全て依頼する というルールを作り『在宅っくす。』に取り組まれた結果、主に入力代行を毎月100件近くを在宅スタッフに業務依頼できるようになり、1年で完全に残業が無くなりました。

こんな事務所の仕組みを劇的に変化させることのできた『在宅っくす。』サービスを、 ぜひ、みなさまの事務所でも活用してみませんか？

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『My給与』を導入された企業様にお話しを伺いました。
どのような効果、メリットが あったのかをご報告致します。

――　御社の業務内容について教えてください。

金井田様：キャラクター製品をOEMで製造、主に中国から輸入販売しています。
社長が前身の会社で中心になって仕事をしており、会社分割という形で独立、現在５期目になります。役員社員併せて12名の会社です。

――　金井田様がCASH RADAR PBシステム（以下PBS）を使うようになったのは、いつからですか。

金井田様：４年前からです。それまでの税理士さんは一切コンピュータを使わない方だったんです。
帳簿も全部手書きで、私もそれが普通なんだなと思っていました。
給与の業務は『間違えました。』では済まされませんから…。

――　PBSを使うようになって、何が変わりましたか。

金井田様：経理を集中して処理できることになりました。その分時間が空くので、他の仕事ができる。
私は経理だけでなく他の業務も担当しているので、助かりましたね。
それでも残った「精神的な負担」。My給与で一発解消！

――　My給与について初めて聞いた時の印象はいかがでしたか。

金井田様：まず、自分が楽になるだろうなと感じましたね（笑）。
PBSで給与計算が楽になったとは言え、社員がいるところで給与明細を印刷したり切ったりできませんから。
支給日の朝早く出勤して、作業したりしていました。途中で明細を入れる封筒が無くなって、慌てて買いに行ったこともありました（笑）。
封筒に別の人の明細が入っていた…なんてことは絶対にあってはならないので、そこは精神的な負担になっていましたね。My給与を導入して、そのストレスから解放されました！

――　インタビューありがとうございました。
ご入力するだけで給与業務のすべてが完了する『My給与』です。是非、みなさまもご利用ください！

 

経理担当者 ／ 金井田 様
【企業概要 】
■所在地：東京都23区内
■業種：キャラクター製品輸入販売
■営業年数：5年
■従業員数：12名
■My給与導入実績： 2012年7月導入
モバイルライセンス数 10名

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Bさんはお子様が生まれてすぐに、在宅スタッフのお仕事を開始されました。
今は5歳になったお子様中心の生活を送りながら、在宅でのお仕事を楽しんでおられます。
「私にとってはメリットしかない」とおっしゃるBさんの声をお聞きください。

■在宅を始めたきっかけはなんですか？

子供が生まれて半年くらい経った頃、家で何か仕事ができないかなと探していたら、ちょうどエヌエムシイさんの在宅スタッフ募集を見つけました。
ものは試しでちょっとやってみようかなと思ったのがきっかけです。
在宅という言葉はちらほら入ってきている頃だったので、自分のこれまでの経験と簿記2級の資格を活せる仕事だなと思いました。

■長く続けられる理由をお聞かせください

在宅で働けるということは私にとってはメリットしかありません。
子供中心の生活なので、子供の行事などを優先して空いた時間でお仕事をしています。
時間に拘束されず、子供と公園に行ったり買い物に行ったりできるので、傍から見ればただの専業主婦にしか見えないと思います。
時間に追われないので、ストレスを感じることがありません。
あとは、私はやっぱり会計の仕事が好きなのだと思います。
会計ソフトや入力する会社が変わっても、今までやってきたことの延長ですから。
始めるのにそれほど苦労はありませんでした。
時給ではなく出来高払いなのも、わかりやすいので良いです。
時間を気にしなくていいですし、報酬も自分のやる気次第ですからね。
本当に、長く続けられて良かったと思っています。

■事務所からの依頼をすべて受託されているようですね

基本的に依頼を断らないようにしています。
複雑な会社の処理も得意なので、新人の方などが処理に困った会社は私に依頼を出していただけるようです。
それがあってか、事務所の担当者の方に忙しい時に受けてくれるので本当に助かっているとおっしゃっていただけました。
事務所の皆さんに信頼していただけていると、嬉しく思います在宅スタッフ活用を始めてから会計事務所では残業がなくなったとお聞きしました。
前は残業が当たり前だったのが、繁忙期でも皆さん6時半には帰れるようになったそうです。
在宅でも、事務所のお力になれていることが実感できてやりがいがあります。

■どのような方に在宅を勧めたいですか？

子育てをされている方は限られた時間の中でできる仕事を探すのはとても難しいと思います。
私の周りにも在宅やりたい方は結構いるので子供優先にしたいという方には是非やってみてもらいたいです。
あとは、在宅だと人との接点があまりないので、家にいて黙々と作業することが苦にならない方ではないでしょうか。

■今後も在宅スタッフとして継続希望されますか？

今子供は5歳になりましたが、まだ手はかかるので、しばらくはこのまま在宅で続けていきたいです。
初めて研修を受けた時に、結構年配の方もいらっしゃって、長く続けられるお仕事なんだなと思いました。
私も細く長く続けられたらいいなと思っています。

会計事務所の顧問先企業様は、どのように『私書箱』を活用されているのでしょうか。
社長、経理担当者様にお話を伺いました。

経理担当者様「質問も確認も、自分ペースで」

――『私書箱』をどのように活用されていますか。

会計事務所に質問があるときや、資料を送りたいときがメインです。
『私書箱』では「それほど急がないけれど、ちょっと聞いておきたい」という質問も、担当者の方の予定を気にせずにポンと投げておくことができます。
回答をいただいた場合も、自分のタイミングで確認できるので便利ですね。
また過去の質問や回答はすべて『私書箱』に保存されているので、わからないときは検索して探せる機能も重宝しています。

社長「報告書はいつでもチェックができて、数字を把握」

――社長も『私書箱』をご覧になりますか。

会計事務所は２カ月に一度、帳簿をまとめて『私書箱』で報告してくれます。
私は会計ソフトを毎日開いて数字を確認していますが、期間ごとの数字は常時把握しておきたいので、
会計事務所が『私書箱』にアップする報告書は、来るたびに必ずチェックしています。
経営者にとって、数字を把握していることは当たり前のことですからね。

お客様とのスムーズなコミュニケーションを助ける『私書箱』。
社長、経理担当者様それぞれの立場で、
『私書箱』を上手に活用されています。是非、顧問先様にお勧めしてみませんか？