情報共有化支援 | 株式会社エヌエムシイ - NMC corporation Ltd.

【動画】『私書箱』の活用方法と今後について

智創税理士法人盛岡事務所
代表社員・税理士　楢山直孝様

【INDEX】
0:00:18 「質疑応答」を通じた担当者へのアドバイス
0:01:28 「質疑応答」がいつでも確認できる所長のメリット
0:02:33 「報告書」の活用方法について
0:02:55 「申告書・資料等」の活用方法について
0:03:14 実際に利用してみての感想
0:03:58 『私書箱』導入実績と今後について

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智創税理士法人盛岡事務所
監査部第2チームリーダー　下道智也様

【INDEX】
0:00:18 所長から『私書箱』システムを導入すると聞いてどう思われましたか
0:00:44 担当先のお客様への『私書箱』提案はうまくいきましたか
0:01:54 お客様に最初に使い始めていただいたのはどのメニューですか
0:02:18 『私書箱』を導入したお客様の反応など教えてください
0:03:06 複数の事務所担当者が役割分担して対応するケースもあるそうですね
0:03:54 所長が『私書箱』上に登場した時のお客様の反応に違いはありますか
0:04:28 『私書箱』導入を事務所全体に広げるための取り組み
0:04:57 『私書箱』活用の今後について教えてください

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智創税理士法人盛岡事務所
監査部第4チームリーダー　阿部裕二様

【INDEX】
0:00:18 所長から『私書箱』導入のプロジェクトメンバーに選ばれてどうでしたか
0:00:50 『私書箱』を導入するお客様はどのように選びましたか
0:01:36 日常的にはどのように活用されていますか
0:02:01 所長と情報共有することによるメリットがありますか
0:02:41 「報告書」はどのように使われていますか
0:03:27 プロジェクトメンバーとして事務所全体に広げる苦労はありましたか
0:04:06 ご自身は『私書箱』を使ってみて良さを実感していますか
0:04:38 これまでに引継ぎで苦労された経験があるということですか

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会計事務所の魅力

――なぜ、会計事務所を選んだのでしょうか。

私はエヌエムシイ税理士法人に入社するまで約8年間、
ずっと営業の仕事に携わっていました。
売上確保や経費削減などを真剣に考えていらっしゃるお客様にとっての
唯一の相談相手は税理士さんだけという現実を目の当たりにしているうちに、
会計事務所という仕事に魅力を感じるようになりました。

未経験でも業務が行える仕組み

――未経験者でも短期間で担当を持てた理由を教えてください。

入社して3ヶ月経つ頃、約30件の担当を持つことが決まりました。
これまでのやり取りの履歴や監査報告の履歴など、
引き継ぐお客様の状況は『私書箱』（※①）に残っています。
そこで最初は以下の流れを粛々と行いました。
※①『私書箱』についてはこちら

①お客様から資料が来たら社内でデータ化を依頼
②データ化完了後、前任者が作った作業指示書とともに在宅スタッフ（※②）に入力を依頼
③出来上がってきた数字をチェックして、不明点は先輩に聞きながら試算表を完成させる
④『私書箱』に監査報告をアップして資料を返す
※②在宅スタッフについてはこちら

在宅スタッフが入力やデータチェックを行ってくれる仕組みがあるので、これが可能でした。

当たり前の話ですが、数字が間違っていれば
お客様にご迷惑が掛かりますしそれは私の責任になります。
ですから数字のチェックには最初はそれなりに時間がかかります。

このようなやり方をすれば、入力や監査を遅らせることなく、
お客様ごとのチェックポイントや前任者の監査方法を
過去の『私書箱』で確認する時間が取れるのです。
時間効率が良いので助かりました。

※『私書箱』についてはこちら
※CASH RADAR PBシステムについてはこちら
※在宅スタッフについてはこちら

私書箱による見える化で環境作り

――どのようなチェック機能を敷いているのですか？

チェック作業を補っているのが『私書箱』（※①）などのデータベースです。
担当者のやり取りや議事録、報告書などすべて見える化されているため、
お客様に送る前に目を通すことができます。
※①『私書箱』についてはこちら

――私書箱は他にどのように使われていますか？

未経験者の場合、しばらくはお客様から質問があっても即答することはできません。
でも私書箱であれば、お客様から投げられた質問に対して
時間を置いて回答することができます。

その間に先輩や先生に質問して回答を作成し、
チェックしてもらってからお客様に返事をします。
その過程で会計の知識が身に付きますから、
効率の良いトレーニングになっていると思いますよ。

未経験者を短期間で主戦力に

――環境があれば、未経験者を採用・育成できるのでしょうか。

エヌエムシイ税理士法人では、昔から「この人しかできない」という仕事はやりませんし、
そういう職員は評価されません。
標準化された商品をお客様に喜んでいただける最高のサービスとして提供したい。

事務所のベースがあって、クラウドシステムや『私書箱』、
在宅スタッフなどが上乗せされていって今があります。
だから未経験者でも6ヶ月くらいして戦力化できるし、
担当が代わっても前と変わらないサービスを提供できます。

そのために、営業や接客の経験がある彼らに、
得意分野を生かして活躍してもらいたいのです。

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【会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4】へ→

任せる勇気

――未経験で入所した職員は、入所後どのくらいの期間で担当を持つようになるのでしょうか。

入所から6ヶ月経った時点で大体20件から30件くらいを任せます。
この20件はあなたの責任で頼むよと。申告書も自分で作らないと覚えませんから。

――そんなにすぐに任せて大丈夫なものでしょうか。

もちろん痛い思いする時もあります。
お客様からクレーム言われることが本人にとって一番キツイことですが、これが大事。
未経験者に力を付けさせたいのであれば、任せてこういった経験をさせないと力が付かない。
任せられるかどうかは、所長次第だと思います。

――思い切って任せることで、責任感ややる気が生まれるのですね。

そうですね。
ただ、だからと言って一人ではやらせません。
一年間は、税理士や前任者である先輩、自分自身の三重チェックをします。
最終的に責任取るのは所長です。
チェック体制が機能していれば、ちゃんと任せられますよ。

【会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.３】へ→

お客様に会わせたい人を採用する

――なぜ未経験者を採用するのでしょうか。

エヌエムシイ税理士法人は、昔から会計事務所である前にサービス業であることを掲げています。
お客様への接客を重視しているので、会計事務所経験のある無しに関わらず、
お客様に会わせたいと思う人を採用しています。
もっと言うと、お客様にまた会いたいと思わせられる人ですね。

――どのような業種の方を採用されているのでしょうか。

営業やサービス業の出身者が多いです。
身なりや挨拶といった第一印象から、不快感を与えない言葉遣いや話し方、態度など、
接客業経験者ならではの強みを持っていると思います。

――未経験者の採用基準を教えてください。

私が面談しながら考えているのは、
先にも述べましたが弊社のお客様に会わせられるかということだけです。
未経験者の場合、知識や経験では判断できませんから。

逆もあります。たとえ税理士科目を持っていて会計事務所経験が15年くらいあって、
間違いなくすぐに担当を持てるという方でも、お客様に会わせたくないと思ったら採用しません。

【会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.2】へ→

大森明郎税理士事務所
所長・税理士大森明郎様

【INDEX】
0:00:14 事務所の沿革について
0:00:32 『私書箱』導入の決め手

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大森明郎税理士事務所
所長・税理士大森明郎様

【INDEX】
0:00:14 『私書箱』活用事務所での進め方
0:00:24 『私書箱』活用の効果

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大森明郎税理士事務所
所長・税理士大森明郎様

【INDEX】
0:00:14 所長先生はどのように『私書箱』をチェックしていますか
0:00:24 『私書箱』活用の効果
0:01:09 今後の展望

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会計事務所の魅力

未経験でも業務が行える仕組み

私書箱による見える化で環境作り

未経験者を短期間で主戦力に

任せる勇気

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