CASH RADAR PBシステム | 株式会社エヌエムシイ - NMC corporation Ltd.

【動画】職員から見た『私書箱』導入とその効果について

智創税理士法人盛岡事務所
監査部第4チームリーダー　阿部裕二様

【INDEX】
0:00:18 所長から『私書箱』導入のプロジェクトメンバーに選ばれてどうでしたか
0:00:50 『私書箱』を導入するお客様はどのように選びましたか
0:01:36 日常的にはどのように活用されていますか
0:02:01 所長と情報共有することによるメリットがありますか
0:02:41 「報告書」はどのように使われていますか
0:03:27 プロジェクトメンバーとして事務所全体に広げる苦労はありましたか
0:04:06 ご自身は『私書箱』を使ってみて良さを実感していますか
0:04:38 これまでに引継ぎで苦労された経験があるということですか

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カスタマーフロントのご紹介

私たちは、一人ひとりがホスピタリティの精神をもって仕事に取り組むよう努めております。
また、ここに所属する全員がエヌエムシイとお付き合いいただく
事務所の所長先生や職員さんを輝かせる「縁の下の力持ち」のような存在を目指してまいります。

カスタマーフロント　営業　佐藤佳祐

在宅スタッフを活用されている会計事務所様のご支援内容のうち、
私はCASH RADAR PBシステム内の
業務管理システム「ワークフロー」の研修を担当しています。

業務管理システム「ワークフロー」は、在宅スタッフへの
外注依頼の受発注から、スケジュール管理、請求管理まで、
業務外注化する上で必要な機能が一気通貫で管理できるツールです。

業務の外注化に初めて取り組むという場合もありますし、新しいことに挑戦するときには、
期待よりも不安の方が大きく感じることが往々にしてございます。
そんな不安な気持ちを少しでも解消できますように、
業務管理システムを利用した業務委託方法を、職員様と一緒に１から作成して、
ルール化するお手伝いをさせていただいております。

私は、前職では会計事務所に勤めておりましたので
「痒い所に手が届く」「同じ目線で問題解決に取り組んでもらえる」と
思っていただけるように努めています。

一度研修したら終了ではなく、いつでも相談して頂きたいと思っておりますので、
何かわからないことがある場合にはぜひご連絡ください！

その他のメンバー紹介はNMC通信第31号にも掲載されております。

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カスタマーフロントのご紹介

カスタマーフロント　サポートセンター　柏木紬

サポートセンターの業務に就きまして２年半が経過しました。
元々は動物病院に勤めていたため、全く違う業種で働くことに不安もありましたが、
優しく接してくださるお客様や頼もしい先輩たちに助けていただきながら
サポート対応をしております。

昨年末からは会計事務所様へ紹介する在宅スタッフ様たちの
研修も担当させていただくことになりました。

ワークフロー機能を使った作業依頼の受託から入力、納品、請求までと
在宅スタッフ様が１か月に行う一連の流れを順番にご説明しています。

操作に慣れるかどうか不安な方も多いため、
研修中は気楽に質問ができる空気を作るように心がけています。

実際に質問をいただくことで、次の研修はこうしてみようと内容を調整することも多いので、
私自身在宅スタッフ様たちからも勉強させていただいております。

まだまだ未熟な点も多いですが、少しでもお客様に喜んでいただけるサポートができるよう
今後とも精進していきたいと思います。

PBSの操作について不明点があればお気軽にご質問ください。
全力でサポートさせていただきます。

その他のメンバー紹介はNMC通信第31号にも掲載されております。

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カスタマーフロントのご紹介

カスタマーフロント　営業　田頭裕輔

私は普段、様々な会計事務所様の営業担当をさせていただいておりますが、
入社し初めての役割は『在宅っくす。』立上支援の原始資料データ化研修の担当でした。

初めはあまり頭の中でイメージができず、資料をデータ化するのに研修が必要なのか？
という気持ちだったことを思い出します。

グループ会社のエヌエムシイ税理士法人にはスキャンを専門に行うチームがおり、
そこで一連の作業を学びました。お客様から資料をお預かりするところから始まり、
資料整理、資料のスキャン、データにファイル名を付ける、
顧問先様ごとのフォルダにデータを格納、監査担当者との共有、資料をお客様へ返却する。
この全ての作業において緻密に計算されておりとても驚かされました。
また、研修の数を重ねるごとに一番効率の良い方法をお伝えすることの難しさ、作業の奥深さを感じます。

研修は答えのないモノです。
「エヌエムシイさんに研修してもらって良かった。」と思っていただけるよう
日々勉強し自身をブラッシュアップしていかなければなりません。

その他のメンバー紹介はNMC通信第31号にも掲載されております。

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カスタマーフロントのご紹介

カスタマーフロント　サポートセンター　平山宏美

私は『在宅っくす。』で利用する会計ソフト CASH RADA PB システム（以下 PBS）の
会計システム操作研修を担当しております。平時はサポートセンターにて PBS のご利用方法等、
お客様のサポートをさせていただいております。

事務所様にとって会計ソフトの変更は、業務に大きな影響を与えると思います。
プロジェクトを進めて行く上でも、不安やご負担に感じる部分になるのではないでしょうか。
そのためこの研修では、PBS の基本的な仕様の他に、メインでご利用いただくメニューを中心に
ご説明をいたします。

入力は在宅スタッフが担い、その内容を事務所様で検収していただくことになりますが、
その際に利用しやすいメニューをこの研修で確認いただくことで、
実際の作業イメージを持って以降の研修等を進めていただけるかと思います。

実際に PBS で運用を始めると、使い方がわからない、こういうことはできないか？
というようなことが出てくると思います。

その際にはぜひご相談ください。
ご利用方法の説明やご提案等、ひとつひとつ疑問や不安を解消していただけるよう
ご支援してまいります。

その他のメンバー紹介はNMC通信第31号にも掲載されております。

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確定申告の時期でもルーティン業務が滞らない

――ここまでの効果について教えてください。

例年、確定申告の時期は、ルーティンの業務が止まってしまっていました。
確定申告が終わると、月次の業務が一気に職員の負担になっていたのです。
それが、在宅スタッフ活用を始めた今年は、
ルーティン業務を止めずに進めることができました。

――今後の展望について教えてください。

ルーティン業務については全て在宅スタッフに外注するのが理想です。
在宅で仕事ができる環境が整った事務所であるということは、
人材採用の場面でも有利でしょうし、昨今の新型コロナウィルスの影響などもあり
テレワークや在宅といった働き方が一層求められてくるはずです。

働き方改革の一環としてだけでなく、「在宅スタッフ活用」が
どうしたら私たちの事務所のビジネススタイルに合う形にできるか、
試行錯誤していきたいと考えています。

――貴重なお話をありがとうございました。

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スピード感を重視し、職員の負担を減らす

―在宅スタッフの仕事振りはいかがでしょうか。

現在3名の在宅スタッフと契約しています。
在宅スタッフとやり取りを行っている職員全員に聞いてみましたが、
「まじめな印象」「きちんと処理をしてくれる」という意見が大半です。

お願いしている業務は主に仕訳入力です。
原始資料は事務所でスキャンし、作業指示書と併せて作業依頼します。
私の印象でも、作業精度に問題はありません。

―在宅スタッフに仕事を依頼する際、どのような点を工夫されていますか。

最初は時間をかけて作業指示書を作り、在宅スタッフに対して
過保護なくらいに指示を書き込むなど準備をしてから依頼していました。
ところが依頼件数が増えてくると、準備に時間をかけることが職員の負担になるのです。

まずは簡単な指示で依頼をかけてみるなど、
徐々にスピード感を重視するようにしていきました。
もちろん在宅スタッフからは、100％の精度で納品されてこないこともあります。
その時は作業指示書に今後の指示を盛り込むなど、
その都度解決しながら時間をかけて精度を上げていくよう心がけています。

―他の職員の方々の反応はいかがでしょうか。

所長が事務所全体に発信していましたので、
皆も当然「在宅スタッフ活用」を進めるという方針を理解していました。
とはいえ、当初は「どんなことをしているのか」「本当に効果があるのか」と、
皆が遠巻きに様子を伺っている感じはありましたね。

在宅スタッフ活用開始から約６カ月が経った今では、
職員同士がスキャンや在宅スタッフとのやり取りの仕方などを教え合うことで、
助け合いながら進めてくれています。

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「在宅スタッフ活用」で定型業務の効率化を目指す

―「在宅スタッフ活用」を始めたきっかけを教えてください。

私たちの事務所は、不動産所得の確定申告を行う
マンションやアパートの個人オーナーのお客様が非常に多いです。
そのうち多くのお客様の帳簿作成を代行していますが、
確定申告の時期に一気に行うことになります。
事業所得などに比べれば処理自体は非常に定型化されているとは言え、
件数が多いため職員は大変な思いで毎年の確定申告に取り組んでいました。
それだけでなく、職員に定型業務ばかりをさせるのでは採算が合いません。

何とか改善できる手段はないか模索していたところ、
エヌエムシイからのダイレクトメールをきっかけに、「在宅スタッフ活用」を知りました。
実は、定型業務にはＲＰＡを活用するのが良いと知り情報を集めていました。
しかし、なかなかしっくりくるものがありませんでした。
在宅で作業する会計事務所経験者になら、
ＲＰＡ以上に定型的な仕事を任せられるのではと感じたことがきっかけです。

また、働き方改革の観点からも、「在宅スタッフ活用」は有効だという印象を持ちました。
事務所の「残業を減らしたい」という課題を、
在宅スタッフに業務を外注することで解決できます。
働き方改革を実現しつつ、定型業務は在宅スタッフなどに外注し、
正社員には正社員にしかできない仕事をやってもらう。
大企業ではこのような働き方が浸透してきているようですが、
いずれ中小企業でも主流になるはずです。

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会計事務所の魅力

――なぜ、会計事務所を選んだのでしょうか。

私はエヌエムシイ税理士法人に入社するまで約8年間、
ずっと営業の仕事に携わっていました。
売上確保や経費削減などを真剣に考えていらっしゃるお客様にとっての
唯一の相談相手は税理士さんだけという現実を目の当たりにしているうちに、
会計事務所という仕事に魅力を感じるようになりました。

未経験でも業務が行える仕組み

――未経験者でも短期間で担当を持てた理由を教えてください。

入社して3ヶ月経つ頃、約30件の担当を持つことが決まりました。
これまでのやり取りの履歴や監査報告の履歴など、
引き継ぐお客様の状況は『私書箱』（※①）に残っています。
そこで最初は以下の流れを粛々と行いました。
※①『私書箱』についてはこちら

①お客様から資料が来たら社内でデータ化を依頼
②データ化完了後、前任者が作った作業指示書とともに在宅スタッフ（※②）に入力を依頼
③出来上がってきた数字をチェックして、不明点は先輩に聞きながら試算表を完成させる
④『私書箱』に監査報告をアップして資料を返す
※②在宅スタッフについてはこちら

在宅スタッフが入力やデータチェックを行ってくれる仕組みがあるので、これが可能でした。

当たり前の話ですが、数字が間違っていれば
お客様にご迷惑が掛かりますしそれは私の責任になります。
ですから数字のチェックには最初はそれなりに時間がかかります。

このようなやり方をすれば、入力や監査を遅らせることなく、
お客様ごとのチェックポイントや前任者の監査方法を
過去の『私書箱』で確認する時間が取れるのです。
時間効率が良いので助かりました。

※『私書箱』についてはこちら
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※在宅スタッフについてはこちら

私書箱による見える化で環境作り

――どのようなチェック機能を敷いているのですか？

チェック作業を補っているのが『私書箱』（※①）などのデータベースです。
担当者のやり取りや議事録、報告書などすべて見える化されているため、
お客様に送る前に目を通すことができます。
※①『私書箱』についてはこちら

――私書箱は他にどのように使われていますか？

未経験者の場合、しばらくはお客様から質問があっても即答することはできません。
でも私書箱であれば、お客様から投げられた質問に対して
時間を置いて回答することができます。

その間に先輩や先生に質問して回答を作成し、
チェックしてもらってからお客様に返事をします。
その過程で会計の知識が身に付きますから、
効率の良いトレーニングになっていると思いますよ。

未経験者を短期間で主戦力に

――環境があれば、未経験者を採用・育成できるのでしょうか。

エヌエムシイ税理士法人では、昔から「この人しかできない」という仕事はやりませんし、
そういう職員は評価されません。
標準化された商品をお客様に喜んでいただける最高のサービスとして提供したい。

事務所のベースがあって、クラウドシステムや『私書箱』、
在宅スタッフなどが上乗せされていって今があります。
だから未経験者でも6ヶ月くらいして戦力化できるし、
担当が代わっても前と変わらないサービスを提供できます。

そのために、営業や接客の経験がある彼らに、
得意分野を生かして活躍してもらいたいのです。

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※在宅スタッフについてはこちら

【会計事務所未経験者の採用で広がる可能性 vol.4】へ→

任せる勇気

――未経験で入所した職員は、入所後どのくらいの期間で担当を持つようになるのでしょうか。

入所から6ヶ月経った時点で大体20件から30件くらいを任せます。
この20件はあなたの責任で頼むよと。申告書も自分で作らないと覚えませんから。

――そんなにすぐに任せて大丈夫なものでしょうか。

もちろん痛い思いする時もあります。
お客様からクレーム言われることが本人にとって一番キツイことですが、これが大事。
未経験者に力を付けさせたいのであれば、任せてこういった経験をさせないと力が付かない。
任せられるかどうかは、所長次第だと思います。

――思い切って任せることで、責任感ややる気が生まれるのですね。

そうですね。
ただ、だからと言って一人ではやらせません。
一年間は、税理士や前任者である先輩、自分自身の三重チェックをします。
最終的に責任取るのは所長です。
チェック体制が機能していれば、ちゃんと任せられますよ。

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お客様に会わせたい人を採用する

――なぜ未経験者を採用するのでしょうか。

エヌエムシイ税理士法人は、昔から会計事務所である前にサービス業であることを掲げています。
お客様への接客を重視しているので、会計事務所経験のある無しに関わらず、
お客様に会わせたいと思う人を採用しています。
もっと言うと、お客様にまた会いたいと思わせられる人ですね。

――どのような業種の方を採用されているのでしょうか。

営業やサービス業の出身者が多いです。
身なりや挨拶といった第一印象から、不快感を与えない言葉遣いや話し方、態度など、
接客業経験者ならではの強みを持っていると思います。

――未経験者の採用基準を教えてください。

私が面談しながら考えているのは、
先にも述べましたが弊社のお客様に会わせられるかということだけです。
未経験者の場合、知識や経験では判断できませんから。

逆もあります。たとえ税理士科目を持っていて会計事務所経験が15年くらいあって、
間違いなくすぐに担当を持てるという方でも、お客様に会わせたくないと思ったら採用しません。

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