CASH RADAR PBシステム | 株式会社エヌエムシイ - NMC corporation Ltd.

効率化の鍵は製販分離。進捗管理ができるシステムを求めて【庄司会計 vol.1】

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株式会社エヌエムシイ
執行役員木村哲也

【INDEX】
0:14　在宅スタッフとはどのような人材か
0:20　パート職員や海外外注、AI等との違い
0:47　会計事務所での「在宅スタッフ活用」のポイントは？
1:07　なぜ会計事務所に「在宅スタッフ活用」が必要か

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お客様とのコミュニケーションをオープンに！

会計事務所の仕事は、担当者とお客様だけの閉ざされたコミュニケーションになりがちです。
それは、事務所にとっても、お客様にとっても良いことではありません。

『私書箱』は、お客様とだけではなく、所内の職員全員との情報共有も可能になります。
オープンにやり取りが行われるようになると、
所長や前任者など全員で確認しながら進めることができるようになります。

お客様はいつでも所長や税理士に連絡が取れるため、より身近に感じていただけるはずです。
また、普段のやり取りを所長や税理士も見ているため、
担当者が一人で対応するよりも安心感を持っていただけます。

業務の見える化でトラブルを未然に防ぐ

もし、お客様に間違った案内やふさわしくない対応をしていたとき、
メールや電話だと他の職員や所長が気付けないことがあります。
『私書箱』は、所長や他の職員もやり取りを確認できるため、
それらに気付くことが可能です。

担当者が休みや不在の時は、他の担当者に返信してもらうこともできます。
お客様とっては、いつでもすぐにレスポンスしてもらえるというメリットがあります。

担当者とお客様だけの閉じたコミュニケーションではなく、
事務所全体でフォローしながら進めることができるようになるため、お客様の満足度も上がるのです。

会計事務所の大問題！担当者変更がスムーズに行える

会計事務所では、担当者の交代というのは避けては通れません。
しかし、トラブルが起きやすい問題でもあり、
頭を悩ませている会計事務所が多いのではないでしょうか。

『私書箱』は、そんな悩みを解決するツールです。
今までの担当者とお客様のやり取りすべてが記録されているため、
口頭での引継ぎや指導では行き届かない、細かいニュアンスを伝えることができます。
担当者はその都度前担当者に確認しなくてもよくなりますし、
お客様に何度も同じことを聞いてしまうといったことを防ぐことができます。
今までよりも格段に、担当者引継ぎはスムーズに進むようになります。

それにより一番喜ばれるのはお客様です。
担当者が交代するということは、お客様に多少なりとも不安やストレスを感じさせることでしょう。
しかし、できる限りサービスを変えずに交代することできれば、
お客様への負担を減らすだけでなく事務所への信頼感も増すはずです。

『私書箱』システムの紹介はこちら
『私書箱』を使った「情報共有化支援」サービスの案内はこちら
「情報共有化支援」サービスについてのセミナーはこちら

どれだけの時間をロスしているか

会計事務所は、特に繁忙期は電話が殺到し、常に担当職員はその対応に追われます。
なかなか実務に取りかかれず、作業ができるのはお客様対応が終わった夜から…
ということも多いのではないでしょうか。

『私書箱』を使うと、急ぎの要件でない限り
対応するタイミングを担当者自身でコントロールできるようになります。

一つ一つの対応はわずかな時間かもしれません。
しかし、それが積み重なるとどれほどの時間をロスしているか。
業務を中断しなくて済むことで日々の業務効率は大幅にアップするのです。

－利用者の声－

会計事務所の「紙でないと」の思い込み

2010年に『私書箱』がリリースされる前までは、
エヌエムシイ税理士法人でも資料はコピーをとってファイルに綴っていました。
あいうえお順でお客様のファイルが保管されており、
税理士や担当職員は棚からお客様のファイルを席に持ってきて確認します。
当然、誰かがファイルを使っていれば他の人は使えません。それが当たり前でした。

現在は『私書箱』を開くことで何人でも（※）閲覧ができますので、
効率よく仕事が進みます。
(※閲覧制限をかけることができます。)

『私書箱』の導入当初は、データで資料を管理することに難色を示す職員や、
「紙で見ないと仕事がやりにくい」という職員や税理士先生は必ずいらっしゃいます。
しかし、そのようにおっしゃっていた方々も、
今では全く問題なく使っていただけているのです。

「紙でないと」、本当に仕事はできないのでしょうか。
慣れてしまえば、案外それは思い込みだったと気が付くかもしれません。

やらない理由が見つからない！　

これまでの仕事の進め方が変わっていくことに抵抗を感じる気持ちもわかりますが、
ペーパレス化した事務所の整然としたオフィス環境をご覧いただければ
データ化しない理由が見つからないと思います。

事務所全体やお客様と共有できる環境を構築することは、
圧倒的な効率化と時短をもたらします。
引継ぎや新人育成にかかる時間だけでなく、
それらがうまくいかなかった場合の対処にかかる時間まで節約できるためです。

「もっと時間があれば…」「やりたくてもできない」と、思っていませんか？

無駄を省いた時間から生まれる、より質の高いサービス。
それこそが、『私書箱』を使う最大のメリットではないでしょうか。

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担当者引継ぎ時のトラブルがなくなる！

会計事務所では、担当者の交代というのは避けては通れません。
しかし、お客様にとっては不安やストレスに感じられる方も多く、
トラブルが起きやすい問題でもあります。

口頭だと、前任者から一通り引継ぎをしても、細かいところまでは引継ぎができません。
例えばお客様との過去の細かいやり取りなどです。
また、前々任者が気を付けていた事項の中には、前任者も知らないことがあります。

『私書箱』には、それらも含めて過去のやり取りがすべて蓄積されているので、
お客様の質問の内容などや社長のクセのようなものまで、すべて把握できます。

『私書箱』は担当者以外も見ることができるので、「去年はこうでした」など、
引継ぎの補足事項があれば前任者から伝えることができます。
しばらくは情報を共有しながら進めることで、引継ぎがスムーズになるのです。

もう、新人の育成で悩まない！

『私書箱』は職員なら誰でもすべての担当先を確認できるようになっているため、
一つのお客様を複数人で担当することが可能になります。

例えば、新人職員と経験値の高い先輩とで担当を組み、回答に自信がないときは
仮登録の時点で先輩に確認をしてもらってからお客様に送る、といった使い方ができます。
お客様からの質問に対して十分な準備をしてから回答できるため
新人にとっても先輩にとっても安心です。

新人職員にとって、常に先輩や上司が確認してくれている状況は安心感があります。
自然とOJT（On-the-Job Training）になるため、
先輩や上司の時間を取ることなく、成長の機会をより多く作ることができます。

「標準化・単純化・均質化」することの最大の効果　

資料をデータ化してクラウド上で保管し、やり取りを蓄積することで
事務所のサービスを「標準化」することができます。
そして、同一のツールを使ってお客様対応を行うことで、
担当者の業務を「単純化」し「均質化」することができます。

それにより一番喜ばれるのはお客様です。
担当者が変わってもサービスが変わらないため、担当者交代の不満も少なくなるでしょう。
事務所全体で見てくれているため、安心感を持っていただけるはずです。

『私書箱』を使って「標準化・単純化・均質化」をすることの最大のメリットは、
お客様満足度が上がることといえます。

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『私書箱』の「申告書・資料等」メニューとは？

「申告書・資料等」メニューは重要な書類などを保管する場所として活用します。
保管してある書類はお客様も見られますので、
自由にダウンロードしていただくことが可能です。
欲しい書類のために時間をかけて探したり、事務所に電話して郵送してもらったりといった、
双方の時間のロスを減らすことができます。

クラウド保管で徹底したペーパーレス化

『私書箱』の「申告書・資料等」メニューでは、データ化した申告書や決算書、
各種届出書、定款、謄本などをお客様ごとに保管し共有します。

資料は一覧で見ることができるので、管理がしやすく
探し出すのが容易であることが特徴です。
これはとても重要で、「見やすい・出しやすい」というのは時短になるだけでなく、
業務の抜け漏れを防止するのに大変役立ちます。

今まで大量の紙をファイルに綴って保管していたものが、すべてパソコンの中に。
ペーパーレス化した事務所の整然としたオフィスを見ていただければ、
データ化しない理由は見つからないでしょう。

圧倒的な効率の良さで、業務の時短を実現！

申告書などを『私書箱』で保管しておくことは、
事務所だけでなくお客様側にもメリットがあります。

例えば、銀行に提出する資料が必要になったとき、
お客様がご自身で『私書箱』から印刷することができます。
わざわざ事務所に連絡し、コピーを送ってもらう必要はありません。
例えば、過去に提出した届出類を確認したいとき、
膨大な紙の中から時間をかけて探し出すこともありません。

このように、今まで当たり前だったことが
業務時間のロスになっていたことに気がつくはずです。
やらなくてもいい業務を手放して、お客様のために使える時間にしませんか？

-利用者の声-

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『私書箱』の「報告書」メニューとは？

毎月の監査報告や打ち合わせ後の議事録を『私書箱』の「報告書」メニューで記録します。
お客様の経理担当者だけでなく、社長にもチェックしていただけるため
「承認機能」を用いて税理士の署名入りの報告書を送信すれば、
お客様に安心していただけるでしょう。

また、記録は蓄積されるため、報告内容を複製して加工することで
作業時間の短縮が可能になります。
頻度の多い報告業務を、効率化することができます。

監査や打ち合わせの内容を見える化する

担当者は、毎月の監査内容をまとめた報告書を『私書箱』上に作成します。
それを上司が点検し、所長の確認・承認がおりたらお客様へ送信されます。
議事録も同様です。

今まで見えなかった、担当者とお客様が話した内容や関係性など
所長もその都度把握することができるようになります。
また、誰かが見ているという緊張感と安心感が生まれるため、
所長だけでなく担当者にとっても、働きやすい環境になります。

また、『私書箱』を使えば、トラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。
担当者とお客様の両方にとって備忘録となり会話の内容を忘れることもありません。
事務所側もお客様側も、報告内容を複数名で把握することができるため、
双方で確認しながら進めることができるようになります。

効率だけでなく、お客様満足度もアップする！

報告書を書くときは、前回のものをコピーして使用します。
そこに、今回書きたいことなどを盛り込んで、バージョンアップしていきます。
私書箱に過去のデータが蓄積されているため、
報告書をゼロから作らずに済み大幅な時短になります。

また、お客様との打ち合わせ前には過去の報告書を一度に振り替えることができます。
税理士や所長が同席する場合には、過去の報告書や議事録を把握することで、
面談をスムーズに行うことができ、お客様に信頼していただけるはずです。

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圧倒的な効率の良さで、業務の時短を実現！

-利用者の声-

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監査や打ち合わせの内容を見える化する

効率だけでなく、お客様満足度もアップする！

-利用者の声-

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