私書箱②日常の業務を見える化してトラブルを防ぐ!
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私書箱②日常の業務を見える化してトラブルを防ぐ!
私書箱③毎月の報告を効率よく!お客様満足度もUP
私書箱④クラウド保管でペーパレス化!もう紙を探さない
私書箱⑤サービスを標準化・単純化・均質化させるWebツール
私書箱⑥圧倒的な効率の良さで、業務が劇的に変化する!
私書箱⑦こうして、お客様満足度がアップする!
『私書箱』の「質疑応答」メニューとは?
担当者とお客様の質問などのやり取りを、
『私書箱』の「質疑応答」メニューで行います。
チャットのような形式になっているため、
メールのように毎回丁寧な挨拶を入れる必要はありません。
職員にとっても、お客様にとっても時短が可能になります。
また、事務所内の全員が見える形で記録が残るため、
1対1になりがちなお客様とのやり取りを見える化することができます。
業務の見える化でトラブルを未然に防ぐ
もし、お客様に間違った案内やふさわしくない対応をしていたとき、
メールや電話だと他の職員や所長が気付けないことがあります。
『私書箱』は、所長や他の職員もやり取りを確認できるため、
それらに気付くことが可能です。
担当者が休みや不在のときは、他の担当者に返信してもらうこともできます。
お客様とっては、いつでもすぐにレスポンスしてもらえるというメリットがあります。
担当者とお客様だけの閉じたコミュニケーションではなく、
事務所全体でフォローしながら進めることができるようになるため
お客様の満足度も上がるのです。
もう、新人育成や担当者引継ぎに時間を取られない!
担当者の引継ぎや新人育成は、時間も労力も使います。
マニュアルを用意したり、研修をしたりしても、
実際にはなかなかうまくいかない…なんてことも多いのでは?
『私書箱』は、そんな悩みを解決するツールです。
メールだと送られた相手しか内容が分かりませんが、
『私書箱』は今までの担当者とお客様のやり取りすべてが記録されています。
口頭での引継ぎや指導では行き届かない、細かいニュアンスを伝えることができます。
そのため、担当者引継ぎ後、その都度前任者に確認する必要がなくなります。
それにより、担当者引継ぎはスムーズに進みますし、
新人にとっては自然とOJT(On-the-Job Training)になるのです。
-利用者の声-
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『私書箱』システムの紹介はこちら
『私書箱』を使った「情報共有化支援」サービスの案内はこちら
「情報共有化支援」サービスについてのセミナーはこちら
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時短・効率化・仕事の見える化を実現するクラウドシステム
会計事務所の業務は、日々お客様との様々なやり取りを伴います。
電話やメールで連絡を取り合い、資料の受け渡しは郵送か訪問、
というのが一般的なスタイルですよね。
『私書箱』は、これらのお客様とのやり取りをすべてWeb上で行うことができます。
クラウドシステムなので、お客様も事務所も、いつでもどこにいても、
欲しい情報を自由に得ることができます。
業務の時短や効率化、仕事の見える化を課題とする事務所は少なくありません。
これらを可能にするのが、クラウドシステム『私書箱』なのです。
では、これらを可能にする『私書箱』の3つのメニューを紹介します。
①『私書箱』の「質疑応答」メニューとは?
担当者とお客様の質問などのやり取りを、
『私書箱』の「質疑応答」メニューで行います。
チャットのような形式になっているため、
メールのように毎回丁寧な挨拶を入れる必要はありません。
職員にとっても、お客様にとっても時短が可能になります。
また、事務所内の全員が見える形で記録が残るため、
1対1になりがちなお客様とのやり取りを見える化することができます。
②『私書箱』の「報告書」メニューとは?
毎月の監査報告や打ち合わせ後の議事録を
『私書箱』の「報告書」メニューで記録します。
記録は蓄積されるため、報告内容をコピペして加工することで
作業時間の効率化が可能になります。
事務所側についている「承認機能」を用いて税理士の署名入りの報告書を送信すれば、
お客様の印象も良くなります。
お客様の経理担当者だけでなく、社長にもチェックしていただくことができます。
③『私書箱』の「申告書・資料等」メニューとは?
「申告書・資料等」メニューは重要な書類などを保管する場所として活用します。
保管してある書類はお客様も見られますので、
自由にダウンロードしていただくことが可能です。
欲しい書類のために時間をかけて探したり、
事務所に電話して郵送してもらったりといった
双方の時間のロスを減らすことができます。
お客様と事務所共通の書庫となり、ペーパレス化にも貢献します。
事務所の課題を解決し、お客様の満足度を上げる!
『私書箱』は、お客様とだけではなく、
所内の職員全員との情報共有も可能になります。
会計事務所の仕事は、担当者とお客様だけの
閉ざされたコミュニケーションになりがちです。
それは、事務所にとっても、お客様にとっても良いことではありません。
『私書箱』によってオープンにやり取りが行われるようになると、
所長や前任者など全員で確認しながら進めることができるようになります。
所長や税理士も見ているので、お客様にとっても安心感があるのです。
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MAC&BPミッドランド税理士法人(旧・MACミッドランド税理士法人)
首都圏本部 東京日本橋オフィス 支社長・理事・税理士:藤川 純一 様
【INDEX】
0:13 事務所の沿革について
2:16 なぜ「在宅スタッフ活用」を選んだか
3:53 軌道に乗ったと実感できた瞬間は?
4:28 初年度からある程度の件数を依頼できた要因は
4:51 今後の展望
5:34 在宅スタッフ活用を始めての感想は?
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【INDEX】
0:14 緊急事態宣言発出前後の取り組み
3:08 既に在宅勤務に取り組んでいた経緯
3:45 スムーズに対応できた理由
5:22 繁忙期での取り組みだったことについて
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