情報共有化支援
職員の業務が見える。
所長のマネジメントが変わる。
引継ぎ時のクレームや、職員ごとのサービスの質が異なってしまう—。これは職員の知識や経験にバラつきがあるために発生する問題です。
『私書箱』を活用した新しい情報共有の仕組みで、これらの問題解決をお手伝いします。
サービス概要
導入支援スケジュール例
導入支援
スケジュール表
導入支援の流れ
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1 計画立案
『情報共有化』を行う目的を
所内で共有します。現状分析…事務所に必要な『情報共有化』のファクター洗い出し
計画立案…役割分担とスケジュール確定
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2 所内の情報共有化
『情報共有化』を円滑に進めるための
仕組みを習得します。モチベーションアップ研修…担当者とのキックオフミーティング
システム研修…『私書箱』のシステム習得
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3 お客様との情報共有化
『情報共有化』をお客様に対しても
提供します。
説明準備…お客様へご説明をするための提案資料をご提供
テンプレート提供…お客様への報告書等のテンプレートをご提供
事務所の課題をしっかり分析し、導入から運用まで優先順位をつけてサポートしますので、業務の負担を増やす事なく、情報共有化することができます。
所長・職員・お客様に
大きなメリットが生まれます。
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所長メリット
職員の業務が
「見える化」する職員とお客様のやり取りや報告内容が手に取るように分かるため、職員の仕事の過程を評価できるようになります。クレームの火種を早期に発見できるようになり、マネジメントスタイルが改善します。
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職員メリット
引継ぎ時のストレスが
激減する日々のお客様とのやりとりは、自動的に『私書箱』へ蓄積。いつでも確認できるため、引継ぎが万全に行え、お客様との「言った、言わない」のトラブルも回避できます。
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お客様メリット
いつでも質問できる
専用の情報共有システム時間を気にせず、いつでも気軽に会計事務所に質問できる。また、保管された書類はいつでもどこでもダウンロード可能。「会計事務所が、より身近な存在になった!」という、満足感にも繋がります。
事務所のサービス品質が向上する
ポジティブサイクルを生み出します。
? サービス誕生のきっかけとは
エヌエムシイのサービスには、グループ内の税理士法人における数々の失敗や壁を乗り越えてきた経験と挑戦の歴史があります。
BEFORE 情報共有化、どこから手を付けて良いか分からない。
「クレームが減らない」「ペーパーレスが進まない」。課題は明確でも、どこから手を付けて良いか分からない状況でした。
AFTER 『私書箱』を活用することで課題解決へ。
情報共有化を進めるために、複雑な仕組みを作るのでは意味がありません。シンプルで誰でも使える『私書箱』を活用すると、事務所の情報共有化が飛躍的に進みました。
事例
よくある質問
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Q1 パソコンやスマホ操作が苦手なお客様がいます。『私書箱』をできるだけ多くのお客様にご利用いただくための秘訣はありますか?A1 『私書箱』のメニューは3つのみ。きわめてシンプルな操作性により、ベテラン経営者から若手の経理担当者まで幅広い年齢層のお客様に利用実績がございます。必要に応じて、お客様先で印刷することも可能です。自信を持っておすすめいたします。
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Q2 事務所内でペーパーレスを促進するにあたり、お客様との共有が不適当である内部資料があります。これらは『私書箱』で管理できますか?A2 『私書箱』は、会計事務所とお客様との間で、共有すべき情報・資料のみ運用することを推奨しています。ユーザーの意図しない誤操作によって、内部情報がお客様に漏洩するリスクを防止する意味でも、別途管理することをおすすめします。
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Q3 過去に他社のクラウドシステムを購入したが、事務所内に定着しませんでした。『私書箱』も同じ結果になってしまわないか心配です。A3 ご提供いたします『私書箱』は、長きにわたり私たちのグループ税理士法人において自ら開発、運用、検証を重ねてきたシステムです。また『私書箱』の導入・運用を支援する専門チームは、全国の会計事務所で業務支援の実績を積み、日常業務にも『私書箱』を活用しているメンバーで構成されています。より現実的、実践的なサポートを心がけています。