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導入立上支援とは
システムを導入しても、普段の仕事に追われ、今までのやり方をガラッと
変えることはなかなか難しいものです。
そこで、事務所様と私どもで複数名ずつの共同プロジェクトのチームを作り、
数か月間に渡ってルーチンに乗るまでの導入のお手伝いを行っています。
その期間は毎週のようにZoom等で打ち合わせを行います。
主な支援内容、スケジュールをご紹介します。

●目的の共有・目標と期間の設定
「担当者の引継ぎをスムーズにしたい」「お客様からのクレームを減らしたい」
「普段の業務を完全にペーパーレスにしたい」など、
所長先生が考える『私書箱』を導入する目的・方針を職員さんと共有します。
また、プロジェクトのメンバーを選出して、それぞれの役割分担を決めていきます。
事務所ごとに業務スタイルに違いがありますので、現状と問題点を確認します。
・お客様との連絡方法
・所内のコミュニケーション利用ツール
・監査や決算申告の業務フロー
・資料の預かり方、保管　……etc
そして、「◯月までに顧問先ファイルの書棚・書庫を撤廃する」
「◯月までに◯件のお客様に導入する」など明確な目標と期間を設定します。

●説明会・報告会
最初はプロジェクトメンバーだけで数件の導入をします。
その後、事務所全体で取り組みます。一丸となって取り組めるよう、
職員さん全員に集まっていただき、所長先生から導入の目的、
目標と期間をお話いただきます。
私どもも、エヌエムシイ税理士法人や他の事務所様の事例、
実際の運用状況などをお伝えします。

●『私書箱』システム研修
誰もが迷わず利用できる様に、ユーザーやお客様情報の作成、
保管する資料のスキャン方法や保管するファイル名など
実際に運用するためのコツも含めてお伝えしております。

●お客様への提案研修
最初に提案するお客様の選定やお声がけの仕方を研修します。
お客様に提案する前の準備、現場に持参するもの、
説明の段取り等を確認していただきます。
実際にお客様に提案して良い反応をいただくことで、
他のお客様にも自信を持ってお伝え出来るようになっていきます。
これまでに様々な事務所様と取り組んだ事例から、良かったやり方をお伝えし、
どなたでもほとんどのお客様にスムーズに導入できるような研修をしております。
また、提案マニュアルやテンプレートも提供しております。

●事務所ルール策定
エヌエムシイ税理士法人の成功事例はもちろんですが、
失敗事例も参考にして事務所の導入ルールを決めていきます。
そして、プロジェクトメンバーが選定したお客様に導入します。
他の職員の皆様や新しく入所されてきた方が迷わず利用できるように、
事務所様の文化、やり方にあったルールを作っていきます。

●定期ミーティング＆進捗管理支援
私どもが事務所に訪問したり、Zoom等を使用して、
定期的な打ち合わせを行っていきます。
所長先生やプロジェクトメンバーの職員さんと一緒になって、
進捗管理することで良い意味での緊張感を持続し短期集中で結果を出せるようにいたします。
また、ミーティングの後は、毎回議事録に必ずまとめて事務所様に提供し、共有しています。

▼【議事録】立上支援中の事務所様との打合せは議事録に残して共有しています。

本記事はNMC通信第32号にも掲載されております。

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