私書箱②日常の業務を見える化してトラブルを防ぐ！

会計事務所経営に有益な情報を配信 NMC journal

質疑応答（私書箱）

情報共有化支援

2020/10/09

『私書箱』の「質疑応答」メニューとは？

担当者とお客様の質問などのやり取りを、
『私書箱』の「質疑応答」メニューで行います。

チャットのような形式になっているため、
メールのように毎回丁寧な挨拶を入れる必要はありません。
職員にとっても、お客様にとっても時短が可能になります。

また、事務所内の全員が見える形で記録が残るため、
1対1になりがちなお客様とのやり取りを見える化することができます。

業務の見える化でトラブルを未然に防ぐ

もし、お客様に間違った案内やふさわしくない対応をしていたとき、
メールや電話だと他の職員や所長が気付けないことがあります。
『私書箱』は、所長や他の職員もやり取りを確認できるため、
それらに気付くことが可能です。

担当者が休みや不在のときは、他の担当者に返信してもらうこともできます。
お客様とっては、いつでもすぐにレスポンスしてもらえるというメリットがあります。
担当者とお客様だけの閉じたコミュニケーションではなく、
事務所全体でフォローしながら進めることができるようになるため
お客様の満足度も上がるのです。

もう、新人育成や担当者引継ぎに時間を取られない！

担当者の引継ぎや新人育成は、時間も労力も使います。
マニュアルを用意したり、研修をしたりしても、
実際にはなかなかうまくいかない…なんてことも多いのでは？

『私書箱』は、そんな悩みを解決するツールです。
メールだと送られた相手しか内容が分かりませんが、
『私書箱』は今までの担当者とお客様のやり取りすべてが記録されています。
口頭での引継ぎや指導では行き届かない、細かいニュアンスを伝えることができます。

そのため、担当者引継ぎ後、その都度前任者に確認する必要がなくなります。

それにより、担当者引継ぎはスムーズに進みますし、
新人にとっては自然とOJT（On-the-Job Training）になるのです。

-利用者の声-

『私書箱』システムの紹介はこちら
『私書箱』を使った「情報共有化支援」サービスの案内はこちら
「情報共有化支援」サービスについてのセミナーはこちら

戻る

会計事務所経営に有益な情報を配信 NMC journal