私書箱④クラウド保管でペーパレス化！もう紙を探さない

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申告書・資料等（私書箱）

情報共有化支援

2020/10/15

「申告書・資料等」メニューは重要な書類などを保管する場所として活用します。
保管してある書類はお客様も見られますので、
自由にダウンロードしていただくことが可能です。
欲しい書類のために時間をかけて探したり、事務所に電話して郵送してもらったりといった、
双方の時間のロスを減らすことができます。

『私書箱』の「申告書・資料等」メニューでは、データ化した申告書や決算書、
各種届出書、定款、謄本などをお客様ごとに保管し共有します。

資料は一覧で見ることができるので、管理がしやすく
探し出すのが容易であることが特徴です。
これはとても重要で、「見やすい・出しやすい」というのは時短になるだけでなく、
業務の抜け漏れを防止するのに大変役立ちます。

今まで大量の紙をファイルに綴って保管していたものが、すべてパソコンの中に。
ペーパーレス化した事務所の整然としたオフィスを見ていただければ、
データ化しない理由は見つからないでしょう。

申告書などを『私書箱』で保管しておくことは、
事務所だけでなくお客様側にもメリットがあります。

例えば、銀行に提出する資料が必要になったとき、
お客様がご自身で『私書箱』から印刷することができます。
わざわざ事務所に連絡し、コピーを送ってもらう必要はありません。
例えば、過去に提出した届出類を確認したいとき、
膨大な紙の中から時間をかけて探し出すこともありません。

このように、今まで当たり前だったことが
業務時間のロスになっていたことに気がつくはずです。
やらなくてもいい業務を手放して、お客様のために使える時間にしませんか？