私書箱⑦こうして、お客様満足度がアップする！

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質疑応答（私書箱）

情報共有化支援

2020/10/26

お客様とのコミュニケーションをオープンに！

会計事務所の仕事は、担当者とお客様だけの閉ざされたコミュニケーションになりがちです。
それは、事務所にとっても、お客様にとっても良いことではありません。

『私書箱』は、お客様とだけではなく、所内の職員全員との情報共有も可能になります。
オープンにやり取りが行われるようになると、
所長や前任者など全員で確認しながら進めることができるようになります。

お客様はいつでも所長や税理士に連絡が取れるため、より身近に感じていただけるはずです。
また、普段のやり取りを所長や税理士も見ているため、
担当者が一人で対応するよりも安心感を持っていただけます。

業務の見える化でトラブルを未然に防ぐ

もし、お客様に間違った案内やふさわしくない対応をしていたとき、
メールや電話だと他の職員や所長が気付けないことがあります。
『私書箱』は、所長や他の職員もやり取りを確認できるため、
それらに気付くことが可能です。

担当者が休みや不在の時は、他の担当者に返信してもらうこともできます。
お客様とっては、いつでもすぐにレスポンスしてもらえるというメリットがあります。

担当者とお客様だけの閉じたコミュニケーションではなく、
事務所全体でフォローしながら進めることができるようになるため、お客様の満足度も上がるのです。

会計事務所の大問題！担当者変更がスムーズに行える

会計事務所では、担当者の交代というのは避けては通れません。
しかし、トラブルが起きやすい問題でもあり、
頭を悩ませている会計事務所が多いのではないでしょうか。

『私書箱』は、そんな悩みを解決するツールです。
今までの担当者とお客様のやり取りすべてが記録されているため、
口頭での引継ぎや指導では行き届かない、細かいニュアンスを伝えることができます。
担当者はその都度前担当者に確認しなくてもよくなりますし、
お客様に何度も同じことを聞いてしまうといったことを防ぐことができます。
今までよりも格段に、担当者引継ぎはスムーズに進むようになります。

それにより一番喜ばれるのはお客様です。
担当者が交代するということは、お客様に多少なりとも不安やストレスを感じさせることでしょう。
しかし、できる限りサービスを変えずに交代することできれば、
お客様への負担を減らすだけでなく事務所への信頼感も増すはずです。

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