私書箱③毎月の報告を効率よく！お客様満足度もUP

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報告書（私書箱）

情報共有化支援

2020/10/13

毎月の監査報告や打ち合わせ後の議事録を『私書箱』の「報告書」メニューで記録します。
お客様の経理担当者だけでなく、社長にもチェックしていただけるため
「承認機能」を用いて税理士の署名入りの報告書を送信すれば、
お客様に安心していただけるでしょう。

また、記録は蓄積されるため、報告内容を複製して加工することで
作業時間の短縮が可能になります。
頻度の多い報告業務を、効率化することができます。

担当者は、毎月の監査内容をまとめた報告書を『私書箱』上に作成します。
それを上司が点検し、所長の確認・承認がおりたらお客様へ送信されます。
議事録も同様です。

今まで見えなかった、担当者とお客様が話した内容や関係性など
所長もその都度把握することができるようになります。
また、誰かが見ているという緊張感と安心感が生まれるため、
所長だけでなく担当者にとっても、働きやすい環境になります。

また、『私書箱』を使えば、トラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。
担当者とお客様の両方にとって備忘録となり会話の内容を忘れることもありません。
事務所側もお客様側も、報告内容を複数名で把握することができるため、
双方で確認しながら進めることができるようになります。

報告書を書くときは、前回のものをコピーして使用します。
そこに、今回書きたいことなどを盛り込んで、バージョンアップしていきます。
私書箱に過去のデータが蓄積されているため、
報告書をゼロから作らずに済み大幅な時短になります。

また、お客様との打ち合わせ前には過去の報告書を一度に振り替えることができます。
税理士や所長が同席する場合には、過去の報告書や議事録を把握することで、
面談をスムーズに行うことができ、お客様に信頼していただけるはずです。