私書箱①会計事務所の悩みを解決する！『私書箱』とは？

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報告書（私書箱）

申告書・資料等（私書箱）

質疑応答（私書箱）

情報共有化支援

2020/10/07

会計事務所の業務は、日々お客様との様々なやり取りを伴います。
電話やメールで連絡を取り合い、資料の受け渡しは郵送か訪問、
というのが一般的なスタイルですよね。

『私書箱』は、これらのお客様とのやり取りをすべてWeb上で行うことができます。
クラウドシステムなので、お客様も事務所も、いつでもどこにいても、
欲しい情報を自由に得ることができます。

業務の時短や効率化、仕事の見える化を課題とする事務所は少なくありません。
これらを可能にするのが、クラウドシステム『私書箱』なのです。

では、これらを可能にする『私書箱』の3つのメニューを紹介します。

担当者とお客様の質問などのやり取りを、
『私書箱』の「質疑応答」メニューで行います。

チャットのような形式になっているため、
メールのように毎回丁寧な挨拶を入れる必要はありません。
職員にとっても、お客様にとっても時短が可能になります。

また、事務所内の全員が見える形で記録が残るため、
1対1になりがちなお客様とのやり取りを見える化することができます。

毎月の監査報告や打ち合わせ後の議事録を
『私書箱』の「報告書」メニューで記録します。
記録は蓄積されるため、報告内容をコピペして加工することで
作業時間の効率化が可能になります。

事務所側についている「承認機能」を用いて税理士の署名入りの報告書を送信すれば、
お客様の印象も良くなります。
お客様の経理担当者だけでなく、社長にもチェックしていただくことができます。

「申告書・資料等」メニューは重要な書類などを保管する場所として活用します。
保管してある書類はお客様も見られますので、
自由にダウンロードしていただくことが可能です。

欲しい書類のために時間をかけて探したり、
事務所に電話して郵送してもらったりといった
双方の時間のロスを減らすことができます。

お客様と事務所共通の書庫となり、ペーパレス化にも貢献します。

『私書箱』は、お客様とだけではなく、
所内の職員全員との情報共有も可能になります。

会計事務所の仕事は、担当者とお客様だけの
閉ざされたコミュニケーションになりがちです。
それは、事務所にとっても、お客様にとっても良いことではありません。

『私書箱』によってオープンにやり取りが行われるようになると、
所長や前任者など全員で確認しながら進めることができるようになります。
所長や税理士も見ているので、お客様にとっても安心感があるのです。